Информационные технологии бухгалтерского учета

Сущность бухгалтерского учета

Федеральный закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет бухгалтерский учет как «упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций». Основными задачами бухгалтерского учета являются формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям (руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации), внешним пользователям (инвесторам, кредиторам и др.). Бухгалтерский учет основан на сплошном учете хозяйственных операций, непрерывного во времени на основе документов. В бухгалтерском учете используется «двойная» запись о хозяйственной операции в кредит и дебет бухгалтерских счетов (рис. 16.1), т. е. одна и та же сумма операции отражается, но дебету и кредиту корреспондирующих счетов.

Стоимостная оценка хозяйственных операций дается в валюте Российской Федерации на дату их совершения с указанием документов-оснований.

Для ведения бухгалтерского учета разрабатывается учетная политика — совокупности правил и ограничений, которые определяют:

• 1. План бухгалтерских счетов.
• 2. Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций и бухгалтерской отчетности.

Рис. 16.1. Схема двойной записи на бухгалтерских счетах.

• 3. Порядок проведения инвентаризации имущества, методы оценки имущества и обязательств.
• 4. Правила документооборота.
• 5. Порядок контроля хозяйственных операций и др.

Возможные изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового года.

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий утвержден приказом Минфина СССР (в ред. Минфина РФ от 07.05.2003 № 38н) является основой для формирования рабочего плана счетов. В зависимости от участия в формировании баланса различают балансовые и забалансовые счета; по виду конечного сальдо счета различают активные счета (кредитовое сальдо равно 0), пассивные счета (дебетовое сальдо равно 0), активно-пассивные счета. В зависимости от алгоритма закрытия счета в конце учетного периода различают накопительные и результативные счета. Рабочий план счетов бухгалтерского учета содержит синтетические и аналитические счета. Синтетический учет — учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, обеспечивает учет в стоимостном выражении. Аналитический учет ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета^[1]. Учет на аналитическом счете ведется в стоимостном или натуральном выражении. Для одного синтетического счета (субсчета) может открываться несколько аналитических счетов. Связь синтетических и аналитических счетов показана на рис. 16.2.

Рис. 16.2. Связь синтетических и аналитических счетов.

Для ведения бухгалтерского учета используется система первичных учетных и выходных отчетных документов^[2]. Первичные учетные документы составляются в момент совершения операции либо непосредственно после ее окончания. За своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных отвечают лица, составившие или подписавшие документы. Право подписи первичных учетных документов утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы на бумажных и машинных носителях информации. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность хранится в течение регламентированных сроков, рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных хранятся не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Различают следующие формы бухгалтерской отчетности.

• • бухгалтерский баланс — форма 1;
• • отчет о прибылях и убытках — форма 2;
• • отчет об изменениях капитала — форма 3;
• • отчет о движении денежных средств — форма 4;
• • приложение к бухгалтерскому балансу — форма 5;
• • отчет о целевом использовании полученных средств — форма 6;
• • аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту);
• • пояснительная записка.

Формы бухгалтерской отчетности организаций, а также инструкции о порядке их заполнения утверждаются Минфином РФ, отчетным годом для всех организаций является календарный год — с 1 января по 31 декабря включительно. Месячная и квартальная отчетность является промежуточной и составляется нарастающим итогом с начала отчетного года. Годовая бухгалтерская отчетность предоставляется учредителям, участникам организации или собственникам имущества, территориальным органам государственной статистики по месту регистрации. Квартальная бухгалтерская отчетность предоставляется в течение 30 дней по окончании квартала, годовая — в течение 90 дней по окончании года. Бухгалтерская отчетность должна быть публичной.

Для ведения бухгалтерского учета используются типовые формы учетных регистров, которые определяют порядок и способы регистрации и группировки учетной информации. Учетные регистры делятся на хронологические (регистрация учетных данных строго в хронологическом порядке) и систематические (учетные данные подобраны по определенному признаку). В неавтоматизированном варианте бухгалтерского учета учетные регистры представляют собой бумажные бланки, заполняемые вручную или с помощью оргтехники (пишущих машинок). В компьютерных системах бухгалтерского учета в качестве учетного регистра используется база данных реляционного типа, которая позволяет сформировать различные формы учетных регистров.

Для малых предприятий, занятых в материальной сфере производства, применяют регистры журнально-ордерной формы счетоводства; предприятия, занятые торговлей и иной посреднической деятельностью, используют регистры из упрощенной формы бухгалтерского учета (ведомости «Основные средства, начисленные амортизационные отчисления», «Производственные запасы и товары, а также НДС, уплаченный по ценностям», «Затраты на производство» и др.). Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из бухгалтерских счетов. Сумма по операции записывается одновременно в двух ведомостях: по дебету или кредиту счета с указанием номера корреспондирующего счета. Остатки средств в ведомостях сверяются с данными первичных документов. Обобщение месячных итогов производится в шахматной ведомости, по которой составляется оборотная ведомость, являющаяся основанием для формирования бухгалтерского баланса.

Учетный регистр «Журнал Главная» применяется на предприятиях с небольшим объемом учетных операций и упрощенным планом счетов. Этот тип регистра одновременно является и систематическим, и хронологическим, учет ведется только по синтетическим счетам. В начале отчетного периода вводятся сальдо по счетам рабочего плана счетов, каждый день в журнал вносятся обороты по дебету и кредиту корреспондирующих счетов с указанием документов-оснований хозяйственной операции. Аналитический учет ведется во вспомогательных книгах, карточках и ведомостях, открываемых на основе первичных документов («Ведомость учета зарплаты», «Ведомость использования материалов», «Ведомость основных средств (ОС)», «Ведомость операций по кассе и расчетному счету» и т. п.). В конце учетного периода выводятся обороты по аналитическим счетам, но каждому синтетическому счету вычисляются обороты, конечное сальдо, для которого производится сверка с сальдо аналитических счетов. На основании полученных итогов составляется заключительный бухгалтерский баланс за период.

Учетный регистр «Книга хозяйственных операций» позволяет регистрировать хозяйственные операции на основании первичных документов в хронологическом порядке. Каждая операция отражается па бухгалтерских счетах путем ввода корреспонденции по счетам. Регистр ведется длительное время (несколько учетных периодов — месяцев или лет), это позволяет выполнять выборки по дебету/кредиту счета, подсчитывать сумму проводок за период времени. На основании первичных документов формируются ведомости аналитического учета («Кассовая книга», «Ведомость заработной платы»). Регистр достаточно трудоемок для ручного заполнения.

Учетный регистр «Журнал ордер/ведомость по счету» является наиболее распространенным учетным регистром систематического вида. Данные из первичных документов отражаются в журналах ордерах и накопительных ведомостях (журналы составлены по кредитовому принципу, а ведомости — по дебетовому). Регистры ведутся в течение одного месяца, после чего подсчитываются итоги оборотов в разрезе корреспондирующих счетов. Сводный учетный регистр «Главная книга» формируется на основе оборотов по счетам за месяц в журналах ордерах и ведомостях согласно алгоритму:

• • кредитовые обороты счета переносятся одной итоговой суммой за месяц;
• • дебетовые обороты собираются из различных журналовордеров и учитываются развернуто;
• • обороты, но дебету каждого счета суммируются, выводится сальдо счета на конец месяца.

В мемориально-ордерной форме учета хронологические и систематические записи бухгалтерских учетных данных ведутся раздельно. Бухгалтерская проводка оформляется составлением мемориального ордера на каждую операцию или группу однотипных операций. Аналитический учет ведется на карточках, в ордере указывается номер карточки для соответствующей проводки по операции. Документыоснования для составления проводки прилагаются к ордерам, которые регистрируются в специальном журнале с указанием номера, даты составления и суммы по операциям. Для каждого синтетического счета в «Главной книге» выделяется отдельный лист, ордера отражаются в Главной книге дважды — по дебету и кредиту счетов. На основании итоговых данных «Главной книги» составляют оборотные ведомости, но простой или шахматной форме.

Сводный регистр «Оборотно-сальдовая ведомость» служит для обобщения отраженной на счетах учетной ин — формации, проверки правильности записей бухгалтерских проводок и составления баланса. Оборотно-сальдовые ведомости могут составляться по синтетическим и аналитическим счетам, наиболее часто они применяются в сочетании с другими учетными регистрами. Для каждого счета за учетный период указывается начальное сальдо, обороты, но дебету и кредиту, вычисляется конечное сальдо, а на основании оборотно-сальдовой ведомости строится бухгалтерский баланс.

Бухгалтерский учет осуществляется специализированным структурным подразделением — бухгалтерией или специализированной организацией (централизованная бухгалтерия, аудиторская фирма и т. п.) на договорных началах, специалистом-бухгалтером или лично руководителем предприятия. Наиболее часто создается собственное подразделение — бухгалтерия, возглавляемое главным бухгалтером, которое напрямую подчиняется руководителю предприятия. Типовая организационная структура бухгалтерского учета на предприятиях среднего размера представлена на рис. 16.3, она принята за основу при разработке автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров.

За бухгалтерией закрепляются функции организации и ведения бухгалтерского учета, выполнения указанных функций контроля:

• предварительный контроль — до совершения хозяйственной операции (главный бухгалтер подписывает все документы, изменяющие финансовые, кредитные и расчетные обязательства);

Рис. 16.3. Организационная структура бухгалтерии.

• • текущий контроль — в момент совершения хозяйственной операции или вслед за нею (законность операций, правильность оформления документов, наличие ошибок и д.);
• • последующий контроль — по истечении некоторого времени (итоги финансово-хозяйственной деятельности за отчетный период, переход к анализу хозяйственной деятельности).

• [1] Примеры аналитических счетов: номенклатурные номера (коды) материалов (товаров, готовой продукции), номера производственных заказа (партий), внешних заказов, инвентарные номера основных средств и нематериальных активов, табельные номера материально-ответственных лиц, коды контрагентов (поставщиков, покупателей, клиентов, заказчиков), коды структурного подразделения; коды документов-оснований, табельные номера работающих, статья или элемент затрат, издержек обращения и др.
• [2] В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) можно вносить дополнительные реквизиты при сохранении всех реквизитов унифицированных форм. При изготовлении бланков первичных учетных документов допускается внесение изменений в части расширения и сужения граф и строк с учетом размерности показателей, включение дополнительных строк, вкладных листов для удобства размещения и обработки информации. Если форма документа отсутствует в этих альбомах, то возможна разработка новых форм.