Диапазон ячеек и его выделение

Диапазон ячеек — базовое структурное понятие электронной таблицы, определяющее блок ячеек (от правого верхнего до левого нижнего угла прямоугольного блока) или несколько прямоугольных блоков. Адресацию ячеек с данными в виде диапазона от левой верхней до правой нижней ячейки можно назвать «правилом двух гвоздей» (рис. 6.3). Диапазон применяется во многих командах, выражениях и функциях табличного редактора. Минимальный диапазон — сама ячейка, максимальный — все ячейки на листе.

Диапазон можно указать несколькими способами:

• выделить ячейки указателем мыши или клавишами клавиатуры, при этом ячейка выделяется прямоугольной рамкой, а диапазон — темным цветом и (или) рамкой. Следует обратить внимание, что начальная ячейка диапазона при выделении не затеняется, чтобы видеть цвет заливки диапазона (эта ячейка остается активной — готовой для обычного ввода или редактирования данных);

Рис. 6.3. Диапазон (В2:Е5), заданный адресами угловых ячеек В2 и Е5 («два гвоздя»).

• набрать адреса угловых ячеек с клавиатуры и поставить между адресами разделитель (оператор ссылки на диапазон) — двоеточие или точку, например В2: Е5 или В2. Е5. Непосредственно в момент выделения поле Имя строки формул указывает размер диапазона количеством строк и столбцов: 3RX4C означает 3 строки, 4 столбца. Выделенному диапазону можно присвоить имя командой Вставка, Имя, Присвоить, чтобы в дальнейшем в функциях указывать не адреса ячеек, а имя.

Приемы выделения диапазона ячеек могут быть следующими.

Выделение диапазона ячеек в виде одного прямоугольного блока. Держать нажатой левую кнопку мыши и переносить указатель от угловой ячейки по диагонали к противоположному углу диапазона или щелкнуть левой кнопкой мыши любой угол диапазона, потом, нажимая и удерживая клавишу Shift, щелкнуть левой кнопкой мыши противоположный по диагонали угол диапазона. Можно, удерживая клавишу Shift, перемещать табличный курсор клавишами со стрелками или другими клавишами перемещения курсора, расширяя выделение.

Выделение диапазона ячеек из нескольких прямоугольных блоков. Держать нажатой клавишу Ctrl и выделять указателем мыши с нажатой кнопкой первый диапазон, затем второй и т. д., чтобы выделить несколько несмежных блоков или многоугольный диапазон.

Выделение строки или столбца. Щелкнуть координатную рамку листа книги на номере строки или букве столбца.

Выделение нескольких столбцов или строк. Нажать левую кнопку мыши и переносить курсор по координатной рамке окна книги по буквам столбцов или номерам строк.

Можно поставить табличный курсор в какой-то угол будущего блока для выделения и нажать клавишу F8. Ячейка стала «исходным углом» диапазона будущего выделения. Перейти указателем мыши или стрелками в конечный угол блока и нажать Enter.

Диапазон ячеек можно выделить с помощью строки (поля) Имя, если ввести туда имена угловых ячеек, разделенные точкой или точкой с запятой, и нажать Enter.

Выделить весь рабочий лист позволяет сочетание клавиш Ctrl + А.

Несколько несмежных диапазонов задают адресами ячеек или диапазонов, между которыми ставится разделитель — точка с запятой. Например, диапазон (C2:D3;F2:G9;E;8) состоит из четырех: два прямоугольных блока C2: D3 и F2: G9; столбец Е; строка 8.

Набор адреса ячеек диапазона с клавиатуры применяют в функциях, чтобы определить столбец, строку, частичный столбец, частичную строку, диапазон столбцов, строк, блок ячеек.

Адресация ячеек. Формула или функция таблицы может содержать ссылки на адреса ячеек, откуда требуется взять данные для вычислений. Структура таблицы чаще всего однородна по столбцам (иногда по строкам). Однородность означает, что действие, записанное в формуле первой строки таблицы, как правило, повторится для ячеек в других строках той же колонки, но со смещением адресов ячеек, на которые формула ссылается.

При копировании формул табличный редактор учитывает это важное свойство таблиц. Копирование формулы, содержащей относительные ссылки, в новую ячейку автоматически перестраивает ссылки, указывая измененные адреса ячеек. Обычная адресация ссылок в формулах и функциях, которая перестраивает адреса относительно нового положения копии ячейки с формулой, называется относительной адресацией. Если в какой-то ячейке записана формула с адресами сомножителей =В2*С2, то ее копирование в ячейку того же столбца на строку ниже изменит записанные в формуле ссылки на адреса ячеек, увеличив номер строки на +1. Формула перестроится как =В3*С3 (относительно нового места).

Чтобы ссылки на адреса не изменялись при копировании формулы или функции в другую ячейку, используют абсолютную адресацию ячеек (абсолютные ссылки). Например, адрес ячейки с курсом валют на товарном счете будет использован ячейками строк разных товаров, цена которых дана в валюте. Абсолютная адресация, которая при копировании не перестраивается, устанавливается символом $, например $D$ 7. Возможна смешанная адресация. Например, ссылка на адрес Н$ 5 разрешает при копировании изменять имя столбца Н, а номер строки 5 остается тем же. Символ $ с клавиатуры набирать не обязательно, следует поставить курсор на адрес в формуле и нажать клавишу F4. Ссылка на адрес D7 превратится в $D$ 7, а после еще одного нажатия — в [)$ 7 и т. д.

Другой вариант абсолютного адреса — дать имя ячейке или диапазону и сделать в формулах ссылку не на адреса, а на это имя командой Вставка, Имя, Вставить. Если, например, ячейке, где выполняется автосуммирование данных, присвоить имя Итого, то можно написать формулу =Н7/Итого. Имя ячейки Итого как абсолютный адрес будет использоваться для расчета долевой части каждой позиции в строках таблицы.

Копирование и перемещение данных из ячеек. Копирование и перемещение содержимого ячеек можно выполнять разными способами.

Копирование и перемещение командами меню. Для копирования содержимого одной ячейки в другую ячейку (блок ячеек) следует в исходной ячейке дать команду Копировать, а в ячейке назначения — Правка, Вставить.

Для копирования содержимого блока ячеек следует выделить исходный блок ячеек, дать команду Правка, Копировать — рамка выделенного блока превратится в бегущую пунктирную линию. Поставить табличный курсор в ту ячейку, где будет левый верхний угол нового положения блока, и нажать Enter или дать команду Правка, Вставить. Вставку можно повторить несколько раз.

Для перемещения блока ячеек необходимо их выделить и дать команду Правка, Вырезать, затем, поставив курсор на требуемое место, — Правка, Вставить. Перемещаемый блок ячеек заменяет данные в блоке-приемнике, если они там были.

Копирование и перенос с помощью мыши производится выделением диапазона ячеек и подводом указателя мыши к рамке выделенного диапазона. Когда около рамки указатель мыши сменит вид + «крестик» на наклонную стрелку (или четырехнаправленную стрелку), зацепить рамку нажатой левой кнопкой мыши и перетащить на новое место. При одновременном нажатии клавиши Ctrl и перетаскивании рамки происходит копирование блока ячеек.

Копирование и перенос с помощью контекстно-зависимого меню. Выделить блок ячеек, щелкнуть его правой кнопкой мыши и в списке доступных команд выбрать Вырезать или Копировать. Щелкнуть правой кнопкой мыши левую ячейку места назначения и в списке доступных команд выбрать команду Вставить.

Копирование заполнением в смежные ячейки. Выделить диапазон ячеек. Рамка выделения имеет в правом нижнем углу прямоугольную точку — маркер заполнения. Указатель мыши, который обычно в Excel имеет вид крестика +, превращается около точки маркера в знак плюс. Установив курсор мыши на маркер, следует протащить маркер через заполняемые соседние ячейки горизонтально или вертикально. Если перетаскивание маркера заполнения приводит к нежелательному приращению значений чисел или дат в пределах выделенного диапазона, следует нажать временно всплывшую кнопку Параметры автозаполнения и выбрать вариант: копировать ячейки, заполнить только форматы или только значения.

Копирование формата ячейки. Применяется для повторения формата данной ячейки в других ячейках. Выделить ячейку-прототип, нажать на вкладке Главная кнопку Формат по образцу. После этого выделить мышью диапазон-получатель, который отформатируется по образцу ячейки-прототипа.

Автозаполнение. Автоматическое заполнение — процесс заполнения ячеек Excel данными по заготовленному рядуобразцу смежных ячеек или командой с параметрами заполнения.

Ряды автоматического заполнения могут идти по столбцам или по строкам. Например, два начальных члена ряда необходимо ввести с клавиатуры, как на рис. 6.4, а. Затем выделить две смежные ячейки и командой Формат, Ячейки, Дата изменить формат, как на рис. 6.4, б.

Зацеп и перетаскивание маркера заполнения левой кнопкой мыши распределяет рамку выделения на следующие ячейки и выполняет заполнение ряда с интервалом дат, равным шагу от первого ко второму элементу ряда. Для предложенного примера получится интервал дат три месяца (рис. 6.4, в).

Рис. 6.4. Заполнение ряда дат:

а — начальная последовательность; б — выделение и изменение формата; в — результат автозаполнения Если перетащить маркер указателем с нажатой правой кнопкой мыши, то появится контекстное меню команд с вариантами копирования или заполнения. Для рассмотренного примера из всплывающего контекстного меню следовало бы выбрать команду Заполнить по месяцам.

В Excel хранятся предопределенные последовательности автозаполнения (дни недели, названия месяцев и др.). Соответствие начальных значений времени и дат и получающихся рядов показано в табл. 6.1. Можно образовать ряд, в котором есть постоянный текст и меняющаяся нумерация (см. строку Квартал 1 в табл. 6.1).

Заполнение по команде Прогрессия — способ заполнить прогрессию по одному начальному значению (образец второй ячейки не требуется). Необходимо выделить начальную ячейку и следующие пустые ячейки диапазона, в которых должен образоваться будущий ряд. Выделить, но не зацеплять, не протягивать, не автозаполнять — просто провести указателем мыши по ячейкам.

Таблица 6.1

Примеры последовательностей заполнения ячеек

После выделения новые числа не появляются, но теперь дать команду Главная, Редактирование, кнопка Заполнить, Прогрессия, выбрать тип прогрессии (арифметическая, геометрическая, дата), указать шаг приращения. Для дат указать вид меняющегося параметра ряда (день, месяц, год). В рассмотренном выше примере достаточно ввести только первую дату, выделить необходимое количество смежных ячеек, дать команду и определить параметры: Даты с единицей приращения месяц и шагом 3.

Удаление и вставка ячеек, строк, столбцов, листов. Если выделить диапазон ячеек и правой кнопкой мыши дать команду Удалить, то будут удалены не только данные, но и сами ячейки. В окне команды требуется уточнить, как удалить: ячейки со сдвигом оставшихся влево, вверх, удалить столбцы (строки) целиком. Выделить столбец (строку) можно нажатием указателя мыши в координатной рамке на имени столбца (строки) или протягиванием нажатого указателя мыши по нескольким столбцам (строкам).

Когда курсор стоит в ячейке или выделен блок ячеек, команда Вставка предлагает на выбор варианты Вставка, Ячейки (Строки, Столбцы), которые вставляют соответствующее количество пустых ячеек, строк или столбцов. Если же заранее щелчком мыши, но номеру строки в координатной рамке выделить строку (или выделить несколько строк), то будет доступна только команда Вставка, Строки, которая вставит пустые строки, отодвигая имеющиеся вниз. Аналогично после выделения столбца команда Вставка, Столбцы вставит пустые столбцы, отодвигая имеющиеся вправо. Вставка блока ячеек отодвигает имеющиеся ячейки вправо или вниз.

Щелчок правой кнопкой мыши по язычку листа книги вызывает список контекстных команд работы с листом, позволяющих удалить, добавить, переименовать, переместить/скопировагь лист.