Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами и отражение ее результатов в бухгалтерском учете и отчетности учреждения

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Инвентаризация проводится силами учреждения в установленные учетной политикой сроки. Перед составлением годовой бюджетной отчетности должна быть проведена инвентаризация обязательств в установленном порядке.

Для оформления инвентаризации применяются формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

В конце отчетного финансового года все подотчетные суммы должны быть полностью погашены, за исключением авансовых сумм, выданных работникам учреждения на командировочные расходы, которые будут закрыты только в следующем финансовом году.

Основные нарушения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом.

• 1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм.
• 1.1. Выдача денежных средств без заявления и лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственные расходы.
• 1.2. Отсутствие в учреждении системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг.
• 1.3. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия.
• 1.4. Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам.
• 1.5. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.
• 2. Нарушения при оформлении командировочных расходов.
• 2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.
• 2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.
• 2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.
• 2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) о размере оплаты суточных.
• 3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов.
• 3.1. Нарушение порядка удержания НДФЛ с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.
• 3.2. Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.
• 4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами.
• 4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети.
• 4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.
• 5. Нарушения порядка учета представительских расходов.
• 5.1. Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете.
• 5.2. Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
• 6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.
• 6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами.
• 6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода.
• 6.3. Несоответствие записей в авансовых отчетах и в регистрах.

При проведении инвентаризации инвентаризационная комиссия должна подтвердить наличие кредиторской задолженности перед подотчетными лицами либо наличие дебиторской задолженности подотчетных лиц перед организацией.

Для этого необходимо проверить документы, на основании которых задолженность возникла и, возможно, была частично погашена.

Общий порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств установлен Методическими указаниями по инвентаризации. Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами состоит из нескольких этапов.

I этап (подготовительный):

• • подготовка приказа о проведении инвентаризации;
• • формирование инвентаризационной комиссии;
• • определение сроков проведения и видов обязательств, по которым будет проходить инвентаризация.

II этап (выявление расхождений между результатами инвентаризации и данными бухучета):

• • проверка фактического наличия обязательств;
• • составление инвентаризационной ведомости и сопоставление результатов с данными бухучета.

III этап (заключительный):

• приведение данных бухгалтерского учета в соответствие с результатами инвентаризации.

При проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить задолженность, которая числится по счетам синтетического счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» .

Инвентаризационная комиссия проверяет авансовые отчеты работников и наличие в них документов, подтверждающих расходы. На основании расходных кассовых ордеров определяются суммы, которые были выданы работникам под отчет, а на основании приходных кассовых ордеров — остатки подотчетных сумм, возвращенные работниками в кассу организации.

Если организация выдает под отчет денежные средства, перечисляя их на карточные счета работников, проверяются платежные поручения и банковские выписки, в которых фигурируют эти суммы.

По итогам инвентаризации комиссия должна установить подотчетные суммы, по которым работники не представили авансовый отчет. Из них выделяют суммы, по которым сотрудники не отчитались в срок (указан руководителем на заявлении работника).

Кроме того, целесообразно проверить, не числится ли дебиторская (кредиторская) задолженность за уволенными работниками.

Итоги проверки дебиторской и кредиторской задолженности подотчетных лиц заносятся в Справку, которая является приложением к Акту инвентаризации расчетов (ф. № ИНВ-17). Затем на основании Справки составляется Акт (в двух экземплярах), который подписывается ответственными лицами инвентаризационный комиссии. Один экземпляр Акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии. После того, как составлены инвентаризационные ведомости, комиссия сопоставляет данные, полученные в ходе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета. В результате такого сопоставления выявляются расхождения.

Работодатель имеет право удержать из заработной платы работника невозвращенную подотчетную сумму. Но сделать это можно не позднее одного месяца со дня окончания срока, на который выдан аванс, и только при условии, что работник не оспаривает основания и размер задолженности. Если работодатель пропустил месячный срок, он может предложить работнику вернуть долг добровольно или взыскание придется проводить в судебном порядке. Либо по истечении срока исковой давности придется признать эту задолженность как безнадежную. Безнадежной можно признать и задолженность за уволенным работником.

По истечении срока исковой давности организация может списать безнадежную задолженность в расходы в сумме, в которой она была отражена в бухгалтерском учете. Срок исковой давности составляет 3 года (ст. 196 ГК РФ).

Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул, начинают отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги (п. 2 ст. 200 ГК РФ). Основанием для списания безнадежной к взысканию дебиторской задолженности является распорядительный документ (акт) органа государственной власти, должностного лица или другого органа, уполномоченного на то нормативными правовыми актами. Списание осуществляется по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования осуществляемого списания задолженности с указанием сроков ее образования, описанием соответствующего обязательства, реквизитов первичных учетных документов, по которым возникла задолженность.

Дебиторская задолженность подотчетных лиц, нереальная к взысканию, списывается по дебету счета 0 40 110 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» .

На дату принятия решения о списании задолженности у уволенного работника возникает доход в виде невозвращенных денежных средств, выданных под отчет. Указанный доход подлежит обложению НДФЛ. При невозможности удержать налог организация обязана представить в налоговые органы справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2». Сделать это необходимо не позднее 31 января следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Следует учитывать, что задолженность неплатежеспособных дебиторов с момента признания ее в порядке, установленном законодательством, нереальной к взысканию и списания с балансового учета подлежит забалансовому учету на счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов» для наблюдения в течение 5 лет (иного срока, установленного законодательством) за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников.

При возобновлении процедуры взыскания задолженности дебиторов или поступлении средств в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов на дату возобновления взыскания или на дату зачисления на счета (лицевые счета) указанных поступлений осуществляется списание такой задолженности с забалансового учета.

ПРИМЕР 16.2

В бухгалтерском учете числится дебиторская задолженность Л. Л. Леонидова по подотчетной сумме в размере 2000 руб.

В ходе инвентаризации было установлено, что 13 ноября 2012 г. работник получил из кассы деньги под отчет на 5 дней, но так и не представил авансовый отчет. Л. Л. Леонидов пояснил, что деньги, полученные под отчет, он израсходовал на оплату парковок и стоянок автомобиля, который использовал для выполнения служебных заданий. Однако документов, подтверждающих эти расходы, не представил. Удержать из зарплаты за декабрь задолженность по подотчетным суммам работодатель не может. Следовательно, задолженность Леонидова правомерно числится на счете 0 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг» .

Также было установлено, что за уволенным работником ?. М. Мишиным с 15 ноября 2009 г. числится задолженность по подотчетной сумме на приобретение материальных запасов в сумме 215 руб. Срок, на который были выданы подотчетные суммы, закончился 25 ноября 2009 г. Следовательно, срок исковой давности по дебиторской задолженности уволенного работника истек 25 ноября 2012 г.

На дату принятия решения о списании задолженности у ?. М. Мишина возникает доход в виде невозвращенных денежных средств, выданных под отчет. Указанный доход подлежит обложению НДФЛ. Поскольку сотрудник был уволен, удержать с него исчисленную сумму налога учреждение не может. Поэтому не позднее 31 января 2013 г. оно должна представить в налоговые органы справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2» (п. 5 ст. 226 НК РФ). А задолженность, нереальную к взысканию, списать по дебету счета 40 110 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» и кредиту соответствующего счета аналитического учета счета 20 834 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов» .