Функциональное содержание управленческих решений

Решения разрабатываются и исполняются в процессах реализации функций управления. Содержание этих функций раскрывает функциональное содержание управленческих решений. В научной и учебной литературе имеется множество вариантов состава функций управления. Это определяется сущностью системного подхода в анализе, где любая система рассматривается как совокупность элементов, образующих единое целое, обладающее иными свойствами, чем каждый элемент в отдельности, а элемент системы — относительный предел ее разбиения исследователем в зависимости от целей наблюдения. В зависимости от целей исследования управления как функции социально-экономической системы (организации), авторы публикаций выделяют в ней различный состав элементов — функций управления. Наиболее укрупненный состав функций предложил американский исследователь Дж. Риггс. Он назвал три функции, всеобъемлющие процессы управления организацией, — планирование, организацию и контроль. Наиболее распространенными в современной отечественной литературе являются модификации состава функций, представленных в первом советском учебнике по управлению авторов О. В. Козловой и И. Н. Кузнецова. Они выделяют общие и конкретные функции управления.

В основе выделения общих функций управления в составе одной из функций социально-экономической системы — функции управление — лежит разделение управленческого труда на основе специализации работников по стадиям процесса управления. К ним относятся: планирование, организация, стимулирование, регулирование, контроль, учет, анализ.

Любой процесс управления начинается с планирования, которое осуществляется на основе анализа данных о фактическом и прошлом состоянии и поведении управляемого объекта и его внешней среды. Состав этих данных составляет информационную базу управления и формируется при выполнении функций контроля и учета. При планировании используются решения, принятые в процессах реализации функций организация и стимулирование, и наоборот, эти функции обеспечивают реализацию решений, принятых в процессах планирования. В процессах реализации функции организация обеспечивается выполнение решений, принятых при реализации функций планирование и стимулирование. В процессах реализации функции стимулирование — решений, принятых при реализации функций планирование и организация. Взаимодействуя между собой функции планирования, стимулирования и организации обеспечивают реализацию решений, принятых в выполнении процессов каждой из них. Определяет процесс управления и деятельность организации в целом — функция планирования и, соответственно, плановые решения.

Функции управления в зависимости от характера и роли реализующих их процессов в технологическом цикле управления делятся на оптимизационные и информационные. Результатом реализации оптимизационных функций являются управленческие решения, поэтому их часто называют функциями разработки и принятия решений. К ним относятся: планирование, организация, стимулирование и регулирование. Результат выполнения информационных функций — различные документированные и недокументированные информационные сообщения: отчеты, справки, акты, письма и другие. К ним относятся: контроль, учет и анализ. Основная цель информационных функций — обеспечить выполнение оптимизационных функций необходимой, достаточной, достоверной и своевременной информацией. Операции по реализации информационных функций замыкают технологический цикл управления и обеспечивают обратную связь управленческих решений, выработанных в процессах реализации оптимизационных функций управления. В литературе часто можно встретить в перечне видов контрольные, учетные и аналитические управленческие решения, но это другой срез исследования системы управления. Здесь имеются в виду результаты выполнения оптимизационных функций в управлении процессами контроля, учета и анализа.

Вырабатываемые и принимаемые в процессах реализации функции планирование управленческие решения по срокам их реализации составляют группы: сроком до месяца — группу оперативных решений, со сроком от месяца до года — тактических (или текущих) решений, свыше года — стратегических (или перспективных) решений.

В планировании в соответствии с выполняемыми в процессе управления задачами принимаемых решений выделяются прогнозирование, целеполагание (постановка целей), моделирование и программирование.

Прогнозирование — определение тенденций и направлений развития организации и ее внешней среды и их вероятностей. Результат выполнения этой функции — прогнозные решения в виде различного вида прогнозов: процентных ставок на кредитном рынке, изменения цен на данный вид продукции, инфляции и т. п.;

Целеполагание (постановка целей) — определение и выбор состава и величии основных параметров, определяющих будущее состояние организации, которые необходимо достичь через определенное время (в срок до месяца — оперативные, от месяца до года — текущие или тактические, свыше года — перспективные или стратегические цели) с учетом прогнозной информации. Утвержденные руководителем или управляющим органом цели отражаются в наиболее существенных показателях (заданиях), составляющих основу соответствующих планов деятельности организации (плановых решений), ее подразделений и работников.

Моделирование — разработка параметрических моделей будущего желаемого состояния организации, ее подразделений, рабочих мест и внешней среды, отражающих величины их взаимосвязанных управляемых параметров, соответствующих целям деятельности организации. Этот вид моделей описывает состояние управляемой системы в конкретный прошлый, настоящий или будущий момент времени. Параметрические модели будущего, желаемого, имеющего часто высокую вероятность состояния управляемой системы, составляют основную часть планов организации и являются основой разработки программ ее деятельности. Их состав, как правило, соответствует разделам плана и функциональным подсистемам управления конкретной организации: план маркетинга, план производства продукции предприятия, план реализации продукции, финансовый план и т. д.

Программирование — разработка программ действий управляемой организации, ее подразделений и работников, реализация которых обеспечит переход организации от фактической (базовой при планировании) параметрической модели к плановой (будущей, необходимой, желаемой). Программа — состав необходимых для достижения целей (основных плановых величин параметров организации, ее подразделений и рабочих мест) действий взаимосвязанных во времени и в пространстве. В качестве результатов реализации этой функции выступают различные решения в форме программ, графиков действий.

Утвержденные руководством параметрическая и программная модели в совокупности составляют план деятельности организации — результат реализации функции планирования. Принятые в процессе планирования решения называются плановыми.

Наряду с планированием эффективность деятельности организации (учреждения, предприятия, производственно-хозяйственного комплекса и др.) определяет функция организация. Составляющие ее процессы формируют структуру организации, обеспечивающую эффективное выполнение планов при устойчивом, бесперебойном и надежном ее функционировании и развитии. При реализации этой функции разрабатываются и принимаются решения, определяющие виды и способы деятельности работников, подразделений и организации в целом, границы изменения их управляемых параметров, обеспечивающих устойчивость и эффективность деятельности. К ним относятся различного вида регламенты, положения, инструкции, стандарты, нормы, нормативы и т. д.

Организация как функция управления включает: нормирование, регламентирование, инструктирование и структурирование.

Нормирование — определение величин управляемых параметров, нахождение в пределах которых обеспечивает устойчивую, надежную и эффективную деятельность организации. При реализации этой функции разрабатываются и утверждаются различные нормы и нормативы. Норма — абсолютная величина параметра (например, минимальный размер прибыли, минимальный остаток денежных средств на счете организации). Норматив — относительная величина изменения управляемого параметра (например, максимальный уровень текучести кадров — 1%, максимальная трудоемкость изготовления продукции — 25 чел.-ч/шт.).

Регламентирование — определение границ деятельности организации, подразделения или работника, нарушение которых в ту или другую сторону может привести к снижению устойчивости и эффективности деятельности организации. Решениями при реализации этой функции выступают различного вида регламенты: уставы организаций и положения о них (относится, прежде всего, к унитарным организациям), положения о подразделениях организации, должностные инструкции.

Инструктирование — разработка и принятие решений, определяющих правила поведения работников в различных штатных и чрезвычайных ситуациях и выражающихся в различного вида инструкциях. К ним относятся: технологические карты выполнения работ, инструкции по технике безопасности, соблюдению режимов труда и отдыха, действиям при пожаре и т. п.

Структурирование — разработка решений по составу элементов организации как системы ресурсов, процессов, подразделений, рабочих мест и отношений (связей) между ними. Это — формирование структуры персонала, рабочих мест (штатного расписания), имущества, капитала и т. п.

Важнейшей оптимизационной функцией управления является стимулирование. При ее реализации разрабатываются и принимаются решения, побуждающие работников организации к действиям, необходимым для выполнения плановых и организационных решений. Это — системы оценки, материального и морального стимулировании труда (системы оценки качества труда работников и подразделений, аттестации и ротации, оплаты труда, улучшения жилищных условий, использования свободного времени и отпусков работников организации и др.).

В процессах реализации функции " регулирование" разрабатываются и принимаются решения по доведению оперативных плановых и организационных решений до исполнителей и устранению возникающих в процессах их реализации отклонений от определенных в них величин управляемых параметров.

По отношению к определенному объекту управления общие функции наполняются конкретным содержанием, обусловленным спецификой объекта. Такие функции управления называются конкретными. В качестве объектов управления в организации выступают ее структурные подразделения (включая рабочие места как элементарные структурные подразделения организации), процессы, ресурсы и параметры, которые образуют соответствующие подсистемы управления. В рамках этих подсистем выполняются конкретные функции управления, разрабатываются, принимаются и реализуются управленческие решения, направленные на соответствующий объект управления. Состав этих подсистем условно можно представить в виде матриц, изображенных в табл. 1.1 -1.4.

Приведенные в матрицах подсистемы и функции, не существуют изолированно. Выделение матриц, как и отраженных в них функций и подсистем управления, носит условный характер и продиктовано применением принципов системного подхода в анализе социально-экономических систем. В реальной жизни они составляют единое целое при любом подходе к организации: структурном, процессном, ресурсном или параметрическом. При реализации функций управления подразделением рассматриваются его процессы, ресурсы и параметры деятельности; управления процессом — его параметры, осуществляющие подразделения и используемые ресурсы; управления параметром — обеспечивающие его значение процессы, подразделения и ресурсы и, наконец, управления ресурсом — его параметры, обеспечивающие и использующие подразделения и процессы.

Для анализа и проектирования систем управления и, прежде всего, систем управления разработкой, принятием и реализацией решений, наибольший интерес представляет матрица подсистем и функций управления процессами организации (табл. 1.4). Чем больше размер исследуемой организации, тем выше в ней разделение и кооперация труда и для анализа и формирования ее системы управления требуется более детальное представление функций и функциональных подсистем. При выделении управляемых процессов в совокупности процессов деятельности организации необходимо исходить из следующих положений:

• 1) организация находится в непрерывном развитии, сопровождающимся углублением разделения труда и выделением новых управляемых процессов и функциональных подсистем управления;
• 2) структура функциональных подсистем управления в матрице функционального разделения должна обеспечивать возможность выделения новых при сохранении принципов группировки и кодов действующих функциональных подсистем.

Таблица 1.1

Подсистемы и конкретные функции управления структурными подразделениями организации

Общие функции управления: 1 — планирование (прогнозирование, постановка целей, моделирование, программирование), 2 — организация (регламентирование, нормирование, инструктирование), 3 — активизация (стимулирование), 4 — регулирование, 5 — контроль, 6 — учет, 7 — анализ.

Состав структурных подразделений организации определяется многими факторами: отраслью деятельности, объемом продукции и услуг, принятым распределением функций, уровнем автоматизации процессов и т. д.

1А — 7N — конкретные функции управления, содержание которых конкретизируется особенностями данного управляемого подразделения организации. Например: А — производственный отдел, 1А — планирование деятельности производственного отдела; 7А — анализ деятельности производственного отдела, которые по составу и содержанию работ отличаются от 1N — планирования деятельности отдела материального обеспечения и 7N — анализа деятельности отдела материального обеспечения, где N — отдел материального обеспечения.

Таблица 1.2

Подсистемы и конкретные функции управления ресурсами организации

1T — 5М — конкретные функции управления, содержание которых конкретизируется особенностями данного управляемого ресурса организации.

Таблица 1.3

Подсистемы и конкретные управления параметрами организации

1T — 5М — конкретные функции управления, содержание которых конкретизируется особенностями данного управляемого параметра.

Таблица 1.4

Подсистемы и конкретные функции управления процессами организации

Укрупненные управляемые функции (процессы) деятельности СЭС организации: 10 — обеспечение материальными и энергетическими ресурсами (взаимосвязь с рынком материальных и энергетических ресурсов) и их использование, 20 — обеспечение информационными ресурсами (взаимосвязь с информационным рынком) и их использование, 30 — обеспечение финансовыми ресурсами (взаимосвязь с финансовым рынком) и их использование, 40 — обеспечение трудовыми ресурсами (взаимосвязь с рынком трудовых ресурсов) и их использование, 50 — научно-техническая подготовка деятельности организации, 60 — основные процессы деятельности организации, 70 — содержание оборудования, зданий и сооружений и развитие технической базы организации; 80 — обслуживание деятельности организации, 90 — сбыт продукции и (или) услуг (взаимосвязь с рынком продукции и услуг организации), 00 — управление.

101−007 — конкретные функции управления, содержание которых конкретизируется особенностями данного управляемого процесса (функции) организации. Например: 101 — планирование обеспечения организации материальными и энергетическими ресурсами и их использования, 107 — анализ обеспечения организации материальными и энергетическими ресурсами и их использования, которые по содержанию значительно отличаются от 001 — планирование управления и 007 — анализ управления.

Исходя из этих положений, в Приложении представлен более детальный, чем в матрице в табл. 1.4 состав управляемых функций (процессов) деятельности организации. Следует отметить, что данный подход позволяет, не нарушая принятых принципов кодирования управленческих подсистем, функций и задач, в каждой из представленных в приложении функций при необходимости выделить до 10 составляющих. Например, в функции «планирование» (01) можно выделить постановку целей (011), прогнозирование (012), моделирование (013), программирование (014); в функции «изучение рынка материальных и энергетических ресурсов, формирование и развитие системы поставщиков» (11) — изучение рынка материалов (111), оборудования (112), недвижимости (113), энергетических мощностей (114), проведение с поставщиками предварительных переговоров и заключение договоров о намерении (115) и т. д. Содержание каждой конкретной функции наполняется решаемыми в их рамках задачами управления. Состав управленческих задач определяется целями организации, их содержание — управляемыми объектами. Между подразделениями и рабочими местами они распределяются в соответствии с принятым в организации функциональным разделением труда, что определяет состав и содержание работ, выполняемых подразделениями и работниками.

Такой подход к функциональному разделению организации позволяет создать единую стабильную систему кодировки функций, задач управления и, соответственно, управленческих решений и документов как результатов выполнения этих задач.

Кодирование задач и документов необходимо для того, чтобы при изучении, анализе и проектировании систем управления деятельностью организации оперировать не громоздкими формулировками и наименованиями, а кодами, а также для автоматизации процессов управления, формирования структуры информационной базы, банка проблем и их решений.

Анализ задач управления деятельностью организаций показывает, что их содержание и наименование отражают:

• — конкретную функцию управления (ХY), в рамках которой реализуется данная задача;
• — период времени (T), в течение которого действует ее результат;
• — уровень иерархии управления (Z), на который направлено решение задачи.

Названная мной задача управления описывается сочетанием XYZT. Например, название задачи «Разработка тематического плана научно-исследовательских работ организации на год» состоит из названий: функциональной подсистемы управления — «управление научно-исследовательскими работами» — 51, общей функции управления — «планирование» — 1, уровня иерархии системы управления — «организация в целом» — 1, периода времени — «год» — 7. Так как в состав одной конкретной функции управления (XY) входит не одна, а несколько задач, то для их кодирования необходимо определить место в ней каждой задачи. Исходной позицией при этом принимается ее место в технологической последовательности выполнения задач конкретной функции управления. Опыт изучения и построения систем управления различными (даже очень крупными и дифференцированными) организациями показывает, что одна конкретная функция управления включает не более 50 задач, что при кодировании позволяет обойтись двумя знаками. Приняв обозначение номера задачи в совокупности задач конкретной функции управления N, ее можно описать выражением XYTZN. Таким образом, код вышеупомянутой задачи будет 5 111 714, где 14 — порядковый номер данной задачи в конкретной функции «планирование научно-исследовательских работ» .

Функциональное разделение организации с использованием приведенной в табл. 1.4 матрицы позволяет обеспечить следующие процессы:

• 1. Системный подход при анализе и проектировании систем управления с целью повышения эффективности, так как каждая функциональная подсистема, выделенная по столбцу или строке матрицы, рассматривается как часть системы управления организацией во взаимосвязи с другими подсистемами.
• 2. Полноту охвата работ по реализации функции управления, так как границы исследования определяются не функциями подразделения и совокупности подразделений, выполняющих основной объем, а совокупностью задач управления конкретным процессом, выполняемых множеством подразделений. Например, задачи управления материально-техническим обеспечением решают: отдел материально-технического обеспечения: подразделения организации, линейные руководители различных уровней иерархии управления организацией. Отсюда, при изучении процессов разработки, принятия и реализации решений по управлению материально-техническим обеспечением нельзя ограничиваться только деятельностью одноименного отдела, как это рекомендуют многие методики по совершенствованию систем управления (в том числе и систем разработки и принятия управленческих решений). Эти рекомендации исходят не из процессного, объектного (функционального) и технологического разделения управленческого труда, а из традиционно сложившегося на практике распределения функций между подразделениями и рабочими местами организации.
• 3. Расчленение функций управления до конкретных задач, выявление последовательности их осуществления в процессах разработки, принятия и реализации необходимых для реализации данной функции решений. На этой базе возможно наметить пути совершенствования управления, подготовить оптимальный вариант разделения и кооперации управленческого труда, разграничить функции различных уровней и подразделений управления, распределить полномочия по выработке и принятию управленческих решений.
• 4. Рассмотрение деятельности организации и процесса управления как единого целого через единство функционального расчленения (разделения и кооперации труда) его производственно-хозяйственной и организационно-управленческой деятельности.

В практике под задачей управления в основном понимают цель, для достижения которой необходимо выполнить некоторую совокупность действий, т. е. постановка задачи подразумевает, по крайней мере, два исходных момента — результат, который нужно получить, и действие, которое необходимо произвести для получения результата. При совершенствовании управления деятельностью организации из множества работ по управлению выделяются их совокупности, составляющие задачи. Критериями выделения при этом являются:

• — общность целей работ;
• — единство методики их выполнения;
• — относительная обособленность данной совокупности;
• — единство периода времени, на который направлены результаты работ;
• — единство типа объекта управления.

Например, работы по реализации задачи «Разработка годовой производственной программы организации» имеют: общую цель — формирование оптимальной программы производства конкретных видов продукции; единую методику выполнения; составляют самостоятельную совокупность работ в деятельности аппарата управления организации по планированию основного производства.

Цель задачи или полностью совпадает с целью конкретной функции, если конкретная функция состоит из одной задачи, или является ее подцелью, если конкретная функция состоит из нескольких задач.

Задачи в соответствии с функциями, к которым они относятся, делятся на оптимизационные и информационные. Конечным результатом выполнения оптимизационных задач является управленческое решение, т. е. выполнение оптимизационной задачи — процесс подготовки управленческого решения. Отсюда, каждая оптимизационная задача совместно с обеспечивающими ее выполнение информационными задачами составляет отдельный технологический цикл управления.

Опыт совершенствования процессов управления, особенно их автоматизации на основе применения современных информационных технологий, методов разработки и обоснования вариантов решений, показывает необходимость блочного подхода, где основу блока составляет оптимизационная задача (на рис. 1.6 — это задача Оз1).

Рис. 1.6. Взаимосвязь задач технологического блока:

информационные взаимосвязи задач;

границы блока задач, образованного оптимизационной задачей «Оз1» ;

Оз — оптимизационные задачи; Из — информационные задачи; 1 — результаты решения задачи Оз1; 2 — задачи Озj; 3 — задачи Изi; 4 — задачи Из1; 5 — задачи Ил; 6 — исходная информация для решения задачи Из1; 7 — задачи Изi; 8 — задачи Изj.

Принцип блочного подхода реализуется в последовательности следующих этапов.

• 1. В исследуемой системе управления выделяются объект управления и соответствующая ему подсистема управления. Например, в системе управления основным производством машиностроительной организации выделяется подсистема управления заготовительным производством, или механообработкой, или сборочным производством.
• 2. В соответствии с указанными выше критериями в функциях подсистемы управления определяются оптимизационные и информационные управленческие задачи.
• 3. По каждой оптимизационной задаче выделяется совокупность обеспечивающих ее информационных задач, определяются их информационные взаимосвязи (1, 2, 3, и т. д. на рис. 1.6).
• 4. Определяется взаимосвязь оптимизационных задач в рамках одной конкретной функции управления в данной подсистеме (например, в рамках планирования заготовительного производства на месяц) и с оптимизационными задачами других конкретных функций управления. Составляется информационная модель данной функции. Она имеет вид ориентированного графа, вершинами которого выступают задачи, дугами — их информационные взаимосвязи. Примером такой модели является схема, приведенная на рис. 1.6;
• 5. Производится ранжирование оптимизационных задач по степени их важности, сложности, объему работ по их выполнению, готовности к применению прогрессивных технологий. Установленная последовательность является очередностью автоматизации блоков оптимизационных и обеспечивающих их информационных задач управления (технологических циклов управления).

Особое внимание следует обратить на так называемые сопряженные оптимизационные задачи, так как они могут и должны выполняться и совершенствоваться только как единое целое. Сопряженными называются управленческие задачи, когда результат выполнения первой задачи является исходной информацией выполнения второй задачи и одновременно результат выполнения второй задачи является исходной информацией для выполнения первой задачи (рис. 1.7).

К сопряженным задачам, например, относятся оптимизация распределение плана производства электроэнергии между электростанциями энергосистемы (A) и оптимизация размещения ремонтных площадок в годовом графике электрической нагрузки (В).

В содержании совокупности задач раскрывается содержание функций управления и через них функциональное содержание управленческих решений.

Рис. 1.7. Сопряженные задачи управления:

1 — исходная информация для решения задачи А; 2 — исходная информация для решения задачи В; 3 — результат решения задачи А; 4 — результат решения задачи В; 5 — промежуточный результат решения задачи В; 6 — промежуточный результат решения задачи А