Если ответ на инициативный документ или поручение документируется, исполнитель готовит проект (ответного или инициативного) документа. Значительную часть потоков информации организации составляют именно проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения[1].
В настоящее время стало общепринятой практикой подготовка, форматирование и оформление документов с использованием средств вычислительной техники самим исполнителем. Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами его оформления, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.
Согласование проектов и подписание конечных вариантов проводится в возрастающей иерархической последовательности. Традиционно принято, что при согласовании проекты чаще передаются через секретарей, а при подписании представляются автором лично.
После согласования проект документа передается на подписание или утверждение. Право подписи регламентируется внутриофисными организационными и распорядительными документами. При подготовке документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Подписывается обычно один экземпляр документа, остальные заверяются службой делопроизводства при регистрации.
В заключение исполнитель передает документ на регистрацию и отправку. В процессе регистрации подписанных документов должны проверяться:
- — правильность оформления реквизитов, особенно придающих документу юридическую силу;
- — соответствие подписи должностному лицу, указанному в документе;
- — наличие необходимого числа копий;
- — идентичность всех копий подписанному подлиннику.
Все недостающие или неправильно оформленные реквизиты исправляются, если это не ведет к изменению содержания документа, проверяется наличие отметки автора о точном адресе направления документа или его копии в дело. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов.
Хотя все эти этапы оформления документов должны быть закреплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность их оформления.
- [1] Движение проектов документов по формальным основаниям не является частьюдокументооборота, поскольку последний определен именно для собственно документов.
