Учет кассовых операций

Операции с наличными деньгами (кассовые операции) — это очень важный участок работы бухгалтерии. Порядок ведения кассовых операций установлен Положением Центрального байка РФ.

Руководитель организации обеспечивает сохранность наличных денег при ведении кассовых операций, храпении, транспортировке, а также определяет порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денежных средств. Дубликаты ключей от сейфа кассы хранятся в опечатанных кассиром пакетах или пеналах у руководителя организации.

Кассовыми первичными документами являются приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Первичные кассовые документы должны быть правильно оформлены. Важно, чтобы были заполнены все реквизиты документов. При заполнении приходных и расходных кассовых ордеров никакие исправления не допускаются.

Хотя согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» форму первичных документов устанавливает для себя само предприятие, на кассовые первичные документы эта норма не распространяется. Формы приходных и расходных кассовых ордеров, журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовой книги по-прежнему утверждаются федеральными органами исполнительной власти.

При приобретении товарно-материальных ценностей и оплате работ (услуг) за наличный расчет должны присутствовать документы, подтверждающие факт приобретения (накладная и счет с перечнем ценностей, ценой за единицу и общей суммой) и факт оплаты (товарный чек и чек контрольно-кассовой машины). Предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами установлен правительством РФ и по состоянию на 2013 г. составляет 100 тыс. руб. по одной сделке.

Без применения контрольно-кассовой техники могут осуществляться продажи, исчерпывающий перечень которых определен федеральным законодательством. В этих случаях для подтверждения расходов используется только товарный чек с пометкой, что данная торговая точка освобождена от обязательного использования контрольно-кассовой машины.

При приобретении горюче-смазочных материалов должен быть представлен чек контрольно-кассовой машины с указанием суммы, даты и номера автозаправочной станции. При оплате проезда в такси — чек контрольно-кассовой машины с указанием суммы, даты и номера такси.

Списание израсходованных наличных денежных средств может осуществляться только на основе первичных документов. Незаконно списанная на расходы сумма считается недостачей и должна быть возмещена материально ответственным лицом. Документом, удостоверяющим личность получателя наличных денег, может быть паспорт или удостоверение при наличии на нем фотографии и подписи владельца.

Поступление средств в кассу может происходить в основном при сдаче в нее выручки от продажи продукции, за выполненные работы или услуги. Могут поступить деньги, снятые с расчетного счета, может быть сдан неизрасходованный остаток суммы, полученной ранее под отчет. В этих случаях производится запись по дебету счета 50 «Касса» и кредиту соответственно счетов 90 «Продажи», 51 «Расчетные счета», 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Расход денег из кассы производится при выдаче заработной платы, подотчетных сумм, при сдаче выручки на расчетный счет и т. д. В этих случаях счет 50 «Касса» кредитуется, а дебетуются счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 51 «Расчетные счета».

Приложенные к приходному и расходному кассовым ордерам подтверждающие документы должны быть погашены штампом «получено» или «оплачено».

Кассир должен вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, в которых им присваиваются порядковые номера. Журнал открывается отдельно на приходные и отдельно на расходные кассовые ордера.

Особое внимание следует уделять ведению кассовой книги.

Кассир может вести документацию как в бумажном, так и в электронном виде. Все кассовые документы, оформляемые в электронном виде, распечатываются на бумажном носителе. При этом отчеты о кассовом остатке должны в конце года подшиваться в книгу с пронумерованными листами. В случае если кассовая книга ведется в электронном виде, должна быть обеспечена сохранность данных и предусмотрена защита от несанкционированного изменения сведений.

Лист электронной кассовой книги распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах. Нумерация листов электронной кассовой книги осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года. Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

При традиционном «ручном» ведении кассовой книги необходимо пронумеровать страницы, прошнуровать и опечатать сургучной или мастичной печатью. Количество страниц в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

В конце дня кассир подсчитывает итоги за день и выводит остаток. Исправления в кассовой книге делаются аккуратно, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера с указанием даты исправления. Никакие подчистки не допускаются. Операции заносятся в кассовую книгу сразу после их совершения (при получении денег или их выдаче). Данные из кассовой книги бухгалтер переносит в учетные регистры.

Для ведения кассовых операций должен быть установлен лимит остатка наличных денежных средств, который может храниться в кассе. Лимит определяет для себя сама организация. Об установленном лимите в обязательном порядке издается распорядительный документ (к примеру, приказ, распоряжение). Наличные деньги сверх установленного лимита следует хранить на банковских счетах в банках.

Лимит L остатка наличных денег рассчитывается по формуле.

где V — объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях; Р — расчетный период, определяемый организацией, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (расчетный период составляет не более 92 рабочих дней организации); N_c — период времени между днями сдачи в банк организацией наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении предприятия в населенном пункте, в котором отсутствует банк, — четырнадцати рабочих дней.

При несоблюдении порядка ведения кассовых операций организация и должностное лицо, допустившее нарушение, подвергаются штрафу.

Помимо наличных денег в кассе могут храниться и другие ценности, например ценные бумаги, бланки строгой отчетности, денежные документы.

Учет денежных документов, так же как и наличных денег, сопровождается выпиской приходных и расходных кассовых ордеров. В специально выделенном разделе кассовой книги один-два раза в месяц отражается поступление и выбытие денежных документов.