Информационные технологии в бухгалтерском (финансовом) учете

Бухгалтерский учет использует большие объемы данных, обрабатываемые в целях формирования обобщенной в финансовой отчетности экономической информации (рис. 1.5).

Качество информации бухгалтерского учета существенно повышается при автоматизации процесса сбора, обработки и хранения данных.

Основные преимущества автоматизации бухгалтерского учета проявляются:

• — в росте объемов и скорости формирования баз, массивов первичных данных;
• — повышении качества обработки массивов данных;
• — ускорении оперативности предоставления информации;
• — расширении возможностей сохранности и хранения данных;
• — избирательном управлении доступом к данным и информации, обеспечении конфиденциальности и информационной безопасности.

Рис. 1.5. Преобразование массива первичных данных в систематизированную бухгалтерскую информацию

Рост объема и скорости формирования баз, массивов первичных данных обусловлен расширением возможностей получения данных различных типов и форматов из условно неограниченного числа распределенных внешних и внутренних источников.

Например, получение данных, не связанных с внутренними информационными базами, при работе с веб-приложениями с различных типов устройств, в том числе мобильных; извлечение данных из структурированных и неструктурированных документов для сохранения в электронном виде. Структурированные документы — документы со стандартным местом расположения определенной информации: счета-фактуры, товарные накладные. Неструктурированные документы — документы, для которых не определены правила размещения информации: договоры, бухгалтерские справки, иные документы, содержащие значимую информацию.

Для сбора и обработки информации в информационных системах используются технологии визуального и невизуального кодирования. Визуальное кодирование — штрих-кодирование, (^-кодирование информации о стране происхождения, весе и цене поступающих и отпускаемых со склада запасов, количестве выпускаемой готовой продукции и т. д. Невизуальное кодирование — радиочастотная идентификация RFID.

Рост объемов и скорость формирования баз данных достигается в том числе за счет сетевых технологий — возможности одновременного ввода данных неограниченным числом пользователей.

На рост объемов также влияют новые возможности накопления и сохранения данных в течение неограниченного периода времени, например в так называемых специально оборудованных дата-центрах.

Повышение качества обработки массивов данных обеспечивается развитием по следующим направлениям повышения качества первичной информации:

• — структурирование;
• — поддержка целостности структур, контроль непротиворечивости данных, контроль процедур обработки;
• — снижение влияния человеческого фактора.

Ускорение оперативности обмена и предоставления информации реализуется за счет:

• — увеличения скорости доступа к данным, высокой скорости и гибкости выполнения аналитических запросов;
• — технологий предоставления информации в режиме реального времени;
• — организации удаленной работы в сетевых решениях;
• — использования мобильных устройств и приложений.

Сохранность данных обеспечивается возможностями проведения процедур автоматического сохранения и обновления, неограниченным копированием, включая создание копий в автоматическом режиме; применения технологий сжатия данных и информации.

Основным направлением развития технологии обеспечения сохранности данных и информации является минимизация времени сохранения данных, предоставления возможности восстанавливать данные и информацию вплоть до времени между копиями в случае операционных ошибок и физических сбоев. Например, технологическая разработка EMC Corporation^[1].

Основные направления развития технологий хранения включают в себя:

• — разработку виртуальных (облачных) технологий хранения;
• — унификацию хранилищ информации корпоративного класса для всех видов информации с использованием отказоустойчивых технологий (например, совершенствование глобальной ИТ-платформы ОАО «Газпром нефть»^[2]);
• — создание дата-центров для неограниченного количества пользователей и индивидуальных корпоративных дата-центров с учетом всех особенностей имеющихся серверов, сетей и программного обеспечения;
• — расширение типов хранения данных: на жестких дисках с различным интерфейсом, на ленточных накопителях;
• — неограниченное масштабирование.

Современные технологии управления правами доступа к данным и информации решают две основные задачи: персонификация ответственности за обработку данных и защита от неавторизованного доступа.

Персонификация ответственности за обработку реализуется путем: идентификации пользователей; разрешения тематических запросов на получение информации из внешних и внутренних источников; предоставления прав на проведение регламентных и индивидуальных процедур обработки, копирования и передачи данных и информации.

Защита от иеавторизованного доступа направлена на снижение внешних и внутренних угроз для электронной информации. Снижение риска внешних угроз направлено прежде всего на защиту от вредоносных программ, хакерских атак различного тина. Снижение риска внутренних угроз обеспечивается: контролем файловой активности, регистрацией действий пользователя при обращении к конфиденциальным данным, мониторингом USB-портов и внешних устройств.

Обеспечение конфиденциальности данных необходимо как для данных системы бухгалтерского учета в целом, так и его составных частей, связанных с персональными данными (табл. 1.9).

Таблица 1.9

Требования к информационной безопасности на основе Международных стандартов ISO/IEC 27 001—2013 и ISO/IEC 27 002−2013.

Краткая характеристика систем управления:

• — CRM {customer relationship management) — система управления взаимоотношениями с клиентами;
• — ERP {enterprise resource planning) — система планирования и управления ресурсами: материальными, трудовыми, финансовыми — ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов;
• — SCM {supply chain management) — организационная стратегия управления ресурсами от снабжения до сбыта продукции;
• — ЕСМ {enterprise content management) — система управления различными типами контента: данными документов, веб-данными, мультимедиаконтентом, обеспечение документо-ориентированного взаимодействия;
• — EDI {electronic data interchange) — системы автоматизированного обмена электронными данными.

Для автоматизации бухгалтерского учета на практике используются три класса программных продуктов, отличающихся функциональными возможностями:

• — ERP-системы;
• — модульное решение бухгалтерского учета в специализированных бухгалтерских программных продуктах;
• — использование MS Excel для автоматизации упрощенного бухгалтерского учета.

ERP-системы используются крупными по масштабам бизнеса организациями. В этой группе существуют признанные лидеры числа и объема внедрений. Организациями SAP, «1C», Oracle, Microsoft и «Галактика» контролируется 95% рынка внедрения информационных систем.

Модули бухгалтерского учета специализированных бухгалтерских программ в большинстве случаев используются средними и мелкими организациями и создаются национальными производителями программных продуктов. В числе наиболее известных: «1C Управление» и «Галактика» (табл. 1.11).

Таблица 1.11

Основные преимущества и недостатки информационных решений.

Все программы содержат в себе ограничения, характерные для каждого уровня программ.

В общем случае:

• — более сложные обеспечивают многофункциональные сервисы, требовательны к оборудованию и технологиям, поэтому дорогостоящи;
• — простые нс обладают рядом качественных характеристик, поэтому относительно просты во внедрении, не требовательны к оборудованию, не используют последние технологические достижения, поэтому недороги.

При выборе программного обеспечения целесообразно руководствоваться следующим:

• — наличие отраслевого кластера пользователей, что увеличивает качество типовых решений;
• — возможности платформы обрабатывать возрастающие объемы информации;
• — соотношение затраты на приобретение и внедрение и выгоды от использования.

Вне зависимости от выбора системы на практике возникает потребность в ее доработках. Успешность их осуществления зависит от компетентности конкретных исполнителей проекта автоматизации бухгалтерского учета.

Автоматизация бухгалтерского учета включает четыре стадии:

• — диагностика действующей системы: бизнес-процессы;
• — моделирование автоматизированной системы: бизнес-процессы, центры ответственности, схема документооборота, график обработки информации;
• — реализация индивидуальной методики учета на основе принятой учетной политики;
• — разработка шаблонов отчетных форм, ориентированных на потребности организации, в дополнение к стандартным формам отчетности.

Организация бухгалтерского учета требует учета и технических возможностей оборудования, обеспечивающего как минимум:

• — бесперебойную работу серверов (электроснабжение, 3—4С-модемы, бензиновые генераторы, военные аккумуляторы, спутниковый Интернет);
• — хорошее соединение между передающим и принимающим устройствами (например, при проведении чека ККМ — связь между кассовым аппаратом и терминалом для банковских карт; сервером, собирающим информацию и передающим данные для дальнейшего использования прикладными программами).

• [1] URL: http://russia.emc.com/about/news/press/2013/20 130 430−01.htm
• [2] URL: http://wvw.tssonline.ru/newstext.php?news_id=10 2012sthash.mTTUSq4X.dpuf