Классификация документированных источников знаний

Как отмечалось выше, формализованные знания организации существует в форме информации на каком-либо носителе (бумажном или электронном). В некотором смысле можно считать, что формализованные знания — это источники знаний, причем документированные. Подобные документированные источники знаний создаются как внутри организации, так и за ее пределами. И если первые с момента своего появления уже принадлежат организации и доступны для использования, то вторые необходимо каким-либо образом находить, приобретать и предоставлять сотрудникам. Рассмотрим подробнее формы представления документированных источников знаний, которые организации могут приобретать для последующего использования сотрудниками. Исследуя различные формы представления информации, можно выделить следующие:

• — книги, многостраничные произведения печати научного, практического или литературно-художественного содержания. В ряде зарубежных стран под книгой понимается произведение печати объемом свыше 48 страниц, произведение меньшего объема считается брошюрой;
• — периодические печатные издания;
• — продолжающиеся издания;
• — неопубликованные документы.

Остановимся более подробно на разновидностях форм представления информации.

Книги по своему содержанию могут иметь различную направленность: научную, практическую и литературно-художественную. Книги могут быть разделены на следующие виды:

• — монографии;
• — сборники;
• — учебники и руководства;
• — материалы научных конференций;
• — официальные и ведомственные издания.

Книги научного и практического плана, как правило, обобщают знания в определенной области. В связи с большими временными затратами на написание книги, ее редакционно-издательскую обработку и издание этот вид печатной продукции характеризуется большим запаздыванием по предоставлению информации потребителю, иногда до нескольких лет.

В настоящее время библиотечный фонд России насчитывает свыше 1 млрд экземпляров изданий. В 2009 г. в России было издано 123,3 тыс. книг и брошюр тиражом более 760,4 млн экземпляров, в 2012 г. — 116 тыс. книг и брошюр тиражом 540 млн экземпляров.

К монографиям как к научным изданиям предъявляются наиболее высокие требования по качеству содержания. Ранее монографии назывались трактатами. Монографии хранятся, как правило, в библиотеках, реже — в электронных библиотеках.

Сборники по тематике обычно посвещены отдельным вопросам, какому-либо направлению. Они являются объединением статей одного или нескольких авторов, при этом задержек с публикацией материалов бывает существенно меньше, чем при издании монографий.

Учебники или учебные пособия, как правило, содержат обобщающие материалы по той или иной дисциплине. В случае если автор или авторы имеют большой практический опыт или проводят серьезные научные работы, этот вид книг может содержать и новые знания.

Представляют интерес как источники знаний материалы конференций, симпозиумов и конгрессов. Эти материалы содержат тезисы выступлений, реже — сами доклады. К сожалению, значительная часть материалов конференций и симпозиумов не публикуется или издается в рамках того учреждения, где проводится конференция или семинар. В настоящее время все чаще сборники научных трудов конференций выходят на CD и размещаются на веб-сайтах.

Официальные и ведомственные издания принадлежат выпускающим их организациям, часть из них может содержать важную для потребителя информацию.

Периодические печатные издания — это газеты, журналы, альманахи, бюллетени, иные издания, имеющие постоянное название, текущий номер и выходящие в свет не реже одного раза в год. Такое издание является средством массовой информации, его издатель должен иметь лицензию и выполнять требования Федерального закона о средствах массовой информации. Периодические издания являются важнейшим источником информации, так как имеют возможность в короткие сроки публиковать информацию о новых знаниях, при этом они характеризуются значительной глубиной отражения знаний в той или иной области. Особое значение периодические издания имеют в экономике, где к информации предъявляются высокие требования. Периодические издания делятся на межотраслевые и отраслевые журналы, ориентированные на специалистов определенной области: медицины, связи, образования и т. д. По каждому виду экономической деятельности издается до нескольких десятков журналов, посвященных различным аспектам: производству, потреблению, рынку.

Источниками информации для периодических изданий являются специалисты отрасли, а также специалисты маркетинговых и консалтинговых агентств, ведущих исследования по изучению рынков данной отрасли. Для специалистов предприятий — производителей и потребителей особый интерес представляет информация за последние два года. Всего в мире в настоящее время издается свыше 300 тыс. периодических и сериальных изданий, из них в Интернете представлено 22 тыс. изданий. В России в 2012 г. издано более 8 тыс. наименований журналов и других периодических изданий общим тиражом свыше 1,8 млрд экземпляров.

Продолжающиеся издания — это издания, публикуемые без строгой периодичности, по мере накопления материалов, выходящие под общим заглавием и имеющие, как правило, общее оформление. Такие издания выпускаются обычно учреждениями.

Опубликованные документы поступают в продажу и в библиотеки, являющиеся средствами коммуникации между источниками и потребителями информации. Более подробно возможности поисковых средств рассмотрены в последующих разделах настоящего учебника. В библиотечно-библиографической практике первичными документами считают те, в которых содержатся новые научные сведения, а вторичными — те, в которых содержатся сведения о первичных документах. Цель создания вторичных документов — повысить качество информационного обслуживания при работе с библиотеками.

Вторичные документы могут быть разделены на следующие виды:

• — справочная литература;
• — обзоры;
• — реферативные журналы;
• — экспресс-информация;
• — библиографические указатели;
• — каталоги и картотеки;
• — вспомогательные указатели.

Справочная литература предназначена для получения какихлибо сведений при минимальных затратах. К справочной литературе относят энциклопедии, толковые словари, двуязычные и многоязычные словари и справочники. Энциклопедии бывают общие и отраслевые. Основу энциклопедий составляют справки по тому или иному вопросу. Во многих статьях энциклопедии имеются ссылки на литературу, где более глубоко раскрывается рассматриваемый вопрос. Как правило, статьи в энциклопедиях пишут наиболее известные специалисты, что является гарантией достоверности приводимых сведений. К недостаткам энциклопедий следует отнести длительный срок их изданий и большой период между изданиями. Так, 3-е издание Большой советской энциклопедии начало издаваться в 1970 г., а завершилось в 1978 г.

Обзоры развития той или иной отрасли науки и техники выпускаются под руководством крупнейших специалистов и построены на основе анализа первичных источников. Они являются результатом научных исследований и содержат знания, необходимые специалистам, нуждающимся в информации о состоянии и перспективах развития отдельных отраслей науки и техники.

Один из важнейших видов вторичных документов — реферативные журналы. Этот вид документов является периодическим изданием и содержит рефераты и аннотации первичных документов по какой-либо отрасли знания. Одним из недостатков реферативных журналов является большой срок задержки публикации реферативного журнала по сравнению с выходом первичного документа — более четырех месяцев.

Необходимость появления экспресс-информации определяется стремлением информационных центров сократить срок доведения информации о первичном документе до потребителя.

Библиографические указатели — это составленные по определенному плану перечни литературы, которые помогают потребителям найти нужную информацию.

Наибольшее распространение в мире получили библиотечные каталоги, которые отражают состав фондов определенной библиотеки. Библиотечные каталоги разделяются на алфавитные, систематические и предметные.

Алфавитный каталог является одним из наиболее важных средств библиотечной работы. По нему ведется комплектование фондов, поиск и обслуживание читателей и справочно-библиографическая работа.

Для обеспечения поиска литературы по содержанию ведется систематический каталог, в котором издания группируются по отраслям знаний. Структура такого каталога определяется применяемой в библиотеке библиотечно-библиографической классификацией.

В предметном каталоге произведения группируются по признаку предмета, которому посвящено произведение. Предметные рубрики в каталоге упорядочиваются по алфавиту. Особое распространение предметные каталоги получили в специализированных картотеках. Для поиска произведений по определенному виду знаний создаются тематические картотеки. Отличием тематических картотек от каталогов является их временный характер.

Вспомогательные указатели являются составной частью первичных и вторичных документов. Эти указатели позволяют в тексте выявить те материалы, которые не выявлены группировкой материала в структуре документа (содержании или оглавлении). Основными видами указателей являются именные и предметные. Идея вспомогательных указателей используется и в профессиональных базах. Так, в LexisNexis в массивах деловых новостей по каждой статье приводится информация — о каких лицах или предметах, товарах или проблемах идет речь в статье.

Важными источниками информации являются неопубликованные документы. К этой категории документов могут быть отнесены следующие:

• — научно-технические отчеты;
• — информационные карты;
• — диссертации и авторефераты;
• — депонированные рукописи;
• — переводы;
• — препринты.

Научно-технические отчеты — это отчеты о результатах научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, являющиеся источником наиболее важной информации, касающейся внедрения результатов исследовательских работ в практику. В отчетах формулируется задача исследования, дается анализ известных отечественных и зарубежных разработок по данному вопросу, проводится сопоставление собственных результатов с уже известными. Формулируются предложения по использованию полученных в исследовании результатов на практике.

Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти собирает информацию по ведущимся в стране и законченным открытым научно-исследовательским и опытноконструкторским работам, защищенным диссертациям ученых степеней, алгоритмам и программам.

Информацию по научно-исследовательским, опытно-конструкторским и результатам научно-технической деятельности оборонного комплекса предоставляет пользователям Всероссийский научно-исследовательский институт межотраслевой информации (ВИМИ).

Информационные карты являются основной формой представления научно-технической, экономической и производственной информации. По этому виду документов выпускаются библиографические, реферативные и обзорные издания.

Диссертацией называется научное исследование, представленное на соискание ученой степени, автореферат — это изложение основных положений диссертации, составленное автором для предварительного ознакомления с положениями диссертации научной общественности.

Депонированные рукописи — документы, представляющие интерес для узкого круга специалистов, хранящиеся в специальных организациях и предоставляемые потребителям по запросам.

Переводы — документы, служащие для ознакомления специалистов с новинками зарубежной информации.

Препринты — предварительные оттиски статей, документов, сообщений, изготовленные типографским способом до официального выхода издания из печати.

Технология доступа к неопубликованным документам специфична для каждого вида неопубликованных документов.

Выше были рассмотрены различные виды документов, содержащих информацию и знания, накопленные мировым сообществом.

Накопленные знания передаются во времени и пространстве через систему коммуникаций. Основными средствами системы коммуникаций, предназначенной передать знания от источников к потребителям, являются информационные системы, построенные на средствах вычислительной техники и на средствах оргтехники (библиотеки, архивы и другие информационные системы). Основными видами информационных систем на средствах вычислительной техники (электронных информационных систем) считаются профессиональные базы данных, информационные ресурсы Интернета и электронные библиотеки.

Учитывая тот факт, что электронные информационные системы стали создаваться 40 лет назад, а широко использоваться в последние два десятилетия, основная масса накопленных мировым сообществом знаний находится в библиотеках, архивах и других традиционных информационных системах. По данным ЮНЕСКО, мировое сообщество в библиотеках хранит свыше 3,5 млрд изданий. Следует отметить, что в электронный вид переводятся в первую очередь наиболее информативные и, следовательно, пользующиеся наибольшим спросом у потребителей источники.