Разновидности и организационные особенности деловых совещаний

Различные исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный руководитель офиса тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров и т. п. И это — жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации и офиса в частности. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, нехватка которой дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

Сегодня деловые встречи-совещания являются неотъемлемой частью организации работы офиса. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем офиса, принимаются управленческие решения. Хорошо организованное совещание — великолепный инструмент для того, чтобы обсудить те или иные вопросы, достичь согласия и воплотить намеченное в жизнь.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В то же время недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как расходуют дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

Актуальность темы

исследования обусловлена в первую очередь тем, что совещание при соответствующем уровне подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, т.к. в основе принимаемых решений по различным проблемам и вопросам лежат их коллективные обсуждения и рекомендации.

Основная цель, которую автор ставил перед собой при написании работы, заключалась в следующем: всесторонне рассмотреть разновидности и процесс организации проведения совещаний в офисе.

В связи с этим можно выделить следующие задачи исследования:

• рассмотреть сущность понятия деловых совещаний;

• изучить этапы проведения делового совещания, изучить технологию его проведения;

• рассмотреть классификацию деловых совещаний по различным основаниям;

• сформулировать основные правила проведения делового совещания;

• определить условия эффективности проведения деловых совещаний.

Объектом курсовой работы является деловое совещание как инструмент, позволяющий организации найти пути решения текущих проблем и сформулировать стратегию долгосрочного развития.

Предметом курсовой работы является организационные особенности деловых совещаний, правила и условия их эффективного проведения.

Структура курсовой работы соответствует всем требованиям, предъявляемых к её написанию и содержит в себе две главы и шесть параграфов.

Что касается степени разработанности проблематики организации деловых совещаний в офисе, можно отметить, что достаточное большое число специалистов занимаются разработкой правил и рекомендаций с целью повышения их эффективности и экономии затрат. Важно отметить, что данную проблему последние несколько лет активно исследуют директора компаний, стремясь донести свой опыт до других исследователей. В процессе написания курсовой работы автор опирался на труды отечественных исследователей: Грошева И. В. и Позднякова А. А., которые в своих работах дали детальную характеристику структуре, формам и видам совещаний, методам их подготовки и проведения в зависимости от поставленных перед руководителем задач. Из зарубежных авторов следует выделить имя Джули-Энн Амос, которая в своей книге «Проведение рабочих совещаний» рассмотрела процесс подготовки и проведения делового совещания, в частности, как грамотно составить повестку дня и справиться с трудностями в ходе проведения встречи, как стимулировать творческий потенциал персонала и многое, многое другое. К книге Фомина Ю. «Психология делового общения» подробно изложены особенности проведения деловых совещаний. В книге Фомичёва «Конструктивное совещание» описываются типичные трудности и ошибки в организации деловых совещаний с учетом современного российского опыта, даны практические упражнения для всех категорий вовлеченных лиц, как ответственных за ведение групповой работы, так и занятых в ней в качестве участников. В основе данной книги лежит ответ на вопрос: что каждый из участников на каждом этапе работы может сделать для конструктивного решения вопроса на совещании. Также в процессе написания курсовой работы были использованы работы Баркер Э., Мартина Д., Юсиповой Е., позволившие рассмотреть различные аспекты порядка проведения деловых совещаний и сформулировать наиболее общие правила их проведения.

1 Сущность понятия «деловое совещание»

1.1 Понятие деловое совещание

Если проанализировать управленческую деятельность, характерную для офиса в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно на эту работу руководитель офиса тратит около половины своего рабочего времени.

Люди среднего возраста помнят, как проходили совещания на российских предприятиях и в организациях в период 70−80-ых годов. Решение, как правило, заранее принимали руководители высшего звена управления — директор и секретарь. А затем проводились совещание, на котором это решение принималось большинством голосов. Собственно говоря, совещание организовывалось с целью информирования коллектива сотрудников с принятым решением. Если же в коллективе находились люди, не согласные с данным решением, на совещании руководства прикладывало все усилия к тому, чтобы подавить инакомыслие. Как правило, это удавалось.

Открыто говорить о таком методе проведения совещаний — было не принято. Наоборот, руководители всегда подчеркивали, что решение принималось всем коллективом, и то оно детально было обсуждено на многочасовом совещании. Организация и офис в частности считались благополучным, если в нем присутствовали монолитность, единомыслие коллектива работников своему руководству [16;82].