Разработка организационного проекта подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления организации

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Общеизвестно, что любое управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка.

Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приемапередачи информации, правильной постановки справочноинформационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Информация закрепляется в документах на различных носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы.

Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.

Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям.

Чрезвычайно актуальной является и проблема обеспечения сохранности документов.

Цель курсового проекта разработка рекомендаций по развитию делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом ОАО «Прогресс».

Объект исследования ОАО «Прогресс».

Выполнение курсового проекта предполагает решение следующих задач:

— обоснование требований к делопроизводственному обеспечению системы управления персоналом, критериев оценки качества обеспечения;

— анализ существующего состояния делопроизводственного обеспечения (состав и содержание используемых документов, полнота охвата функций управления персоналом делопроизводственным обеспечением, организация движения, учета и хранения документов, соответствие делопроизводства и оформления документов ГОСТам, выявление повторяющихся и дублирующихся взаимосвязей в движении документов, использование современных компьютерных технологий) и его влияния на качество выполнения функций управления персоналом;

— обоснование необходимости и путей совершенствования делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом организации;

— обоснование состава и содержания документов, схем документооборота, используемых при выполнении функций управления персоналом;

— разработка документа, регламентирующего делопроизводственное обеспечение выполнения функций управления персоналом;

— разработка организационной процедуры совершенствования делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом.