Назначение и основные принципы организации колонтитулов
Из выпадающего меню на панели колонтитулов Вставить автотекст (Insert AutoText) выбираем нужные нам данные и помещаем их в нижнем колонтитуле. При этом в колонтитуле создаются поля, которые автоматически выводят нужную нам информацию. В нашем случае выбираем поля: Полное имя файла (Filename and Path), Стр. из (Page X of Y) и Дата печати (Last printed). Необходимо отметить, что поле Полное имя… Читать ещё >
Содержание
- Введение
- 1. Работа с колонтитулами
- 1. 1. Назначение и основные принципы организации колонтитулов
- 1. 2. Начало и завершение работы
- 1. 3. Элементы колонтитула
- 2. Работа с макросом
- 2. 1. Назначение макроса
- 2. 3. Создание макроса для редактирования нижнего колонтитула
- Заключение
- Список использованной литературы
Обработка текста на компьютере осуществляется с помощью специальных программ, называемых текстовыми процессорами. С их помощью можно ввести и отформатировать текст, исправить ошибки и просмотреть документ перед печатью.
Microsoft Word представляет собой текстовый процессор, который используется для подготовки личной и деловой документации. Помимо стандартных средств, Word включает многие функции настольных издательских систем, а также шаблоны типовых документов (писем, отчетов, бюллетеней, факсов и др.), на основе которых можно легко и быстро создавать документы, имеющие профессиональный вид.
Word позволяет автоматизировать работу пользователя для выполнения отдельных стандартных действий путем использования макрокоманд или программирования на языке Visual Basic for Application.
Данная работа посвящена изучению колонтитулов и макроса в Word.
1. Работа с колонтитулами
1.1 Назначение и основные принципы организации колонтитулов
Наличие колонтитулов или их отсутствие это свойства печатных страниц. То же относится и к содержанию колонтитулов. Формируя колонтитул, мы не формируем содержание документа, а настраиваем свойство печатной страницы.
На колонтитулы возлагаются две задачи: оформительская и информационная. С одной стороны, они украшают страницу, а с другой упрощают работу с документом. В частности, в колонтитулах принято размещать следующие элементы: номер печатной страницы (колонцифра);
общее количество печатных страниц;
название документа;
название текущего раздела;
сведения об авторе или предприятии;
дата и время создания документа;
имя файла документа и путь доступа к нему;
любые другие текстовые или графические данные, например логотип предприятия и другие элементы корпоративного стиля.
Колонтитулы не обычные текстовые элементы. Строго говоря, их не вводят, а формируют на основе тех данных, которые уже имеются в документе.
Создание колонтитулов отдаленно напоминает визуальное программирование, потому что выполняется похожими приемами.
Колонтитул формируется из отдельных элементов, которые размещаются по зонам. Простейшая модель колонтитулов представлена на рисунке 1. В эту модель входят два колонтитула (верхний и нижний), в каждом из которых располагаются по три зоны: левая, средняя и правая. Логично предположить, что элемент, попадающий в левую зону, выравнивается по левому краю, а в среднюю зону посередине. Соответственно, элементы, которые размещаются в правой зоне, обычно выравнивают по правому краю.
Рисунок 1 Простейшая модель колонтитулов
Дополнительно отметим, что по воле автора документа колонтитулы сопредельных страниц, принадлежащих одному развороту, можно сделать различимыми. То есть колонтитулы левой страницы (четной) и правой (нечетной) могут различаться по составу элементов.
Как правило, в каждой зоне располагают по одному элементу. По одному элементу на зону вполне достаточно, да и то часто остаются неиспользованные зоны.
В качестве элементов колонтитулов можно использовать все, что угодно: стационарный текст, небольшие изображения, но наиболее эффективно применять здесь динамические поля, значения в которые подставляются автоматически. К таковым относятся: поле номера страницы, поле общего количества страниц, поле даты и другие.
1.2 Начало и завершение работы
Как всегда, существует два приема действий: основной и оперативный. Начнем с основного.
Размещение колонтитула на странице рассматривается как операция вставки. Соответственно, инструменты этой операции находятся на вкладке Вставка. Здесь в группе Колонтитулы располагаются три кнопки для первичного создания колонтитулов: верхнего, нижнего и упрощенного, содержащего только номер страницы.
После того как базовый колонтитул будет вставлен с помощью любой из этих кнопок, на инструментальной ленте откроется контекстная вкладка, предназначенная для всех видов работ с колонтитулами. Она называется Работа с колонтитулами → Конструктор.
Рисунок 2 — Средства работы с колонтитулами
Оперативный прием выполняется еще проще. Двойной щелчок на верхнем поле документа открывает область верхнего колонтитула, а вместе с ней контекстную вкладку Работа с колонтитулами > Конструктор. Аналогично действует двойной щелчок на нижнем поле документа, только в этом случае открывается область не верхнего, а нижнего колонтитула.
Чтобы завершить работу с колонтитулами, щелкните на кнопке Закрыть окно колонтитулов. Если при этом в области колонтитула нет элементов, колонтитул перестает существовать, если же в ней имеются какие-то элементы, область редактирования колонтитулов закрывается и колонтитулы фиксируются на странице.
1.3 Элементы колонтитула
Самый простой колонтитул, какой только можно себе представить, — это колонтитул, содержащий один-единственный элемент — колонцифру. Колонцифра представляется в области колонтитулов динамическим полем. Оно автоматически заполняется и обновляется во время работы с документом. Для вставки колонцифры необходимо выбрать Вставка > Номера страниц.
Microsoft Word 2007 предоставляет широкие возможности по нумерации страниц документа. Помимо обычной числовой нумерации возможна нумерация буквами латинского алфавита (прописными и строчными), римскими цифрами (прописными и строчными), а также комбинированная, объединяющая в колонцифре порядковый номер главы и порядковый номер страницы в данной главе. Для выбора формата страниц необходимо выбрать Вставка > Номера страниц > Формат.
Номер страницы это самый известный и самый распространенный элемент колонтитула. Но это далеко не единственный возможный элемент, существуют и другие. Средства для доступа к ним располагаются в группе Вставить на вкладке Работа с колонтитулами > Конструктор. Этих средств четыре: кнопка для вставки динамического поля даты и времени, раскрывающийся
список коллекции экспресс-блоков, средство вставки рисунка из файла и средство вставки рисунков из коллекции клипартов (рис. 4.21).
В свою очередь механизм работы с экспресс-блоками позволяет использовать следующие элементы: поля свойств документа, динамические поля и готовые решения.
Список литературы
- Меженный О. А. Microsoft Office Word 2007. СПб.: Питер, 2007. 423с.
- Свиридова М. Ю. Текстовый редактор Word. СПб.:Питер, 2007. 381с.
- Симонович С. В. Эффективная работа: MS Word 2007. М.: Вильямс, 2007. 465с.
- Слетова Л. А. Word 2007. М.: Эком, 2007. 529с.