Электронный документооборот

Государственное казённое образовательное учреждение высшего профессионального образования

" РОССИЙСКАЯ ТАМОЖЕННАЯ АКАДЕМИЯ"

Кафедра информатики и информационных таможенных технологий Контрольная работа по дисциплине: «Информационные технологии в экономике»

на тему: «Электронный документооборот»

Выполнила:

Л.Н. Трухачёва Люберцы

Содержание Введение

1. Электронные и бумажные документы

2. Функции электронного документооборота

3. Цифровые документы

4. От АСКИД до EDMS

5. Особенности EDMS-системы

6. Проблемы выбора и внедрения

7. Бумажных документов не уменьшается

8. Архитектура электронного документооборота Заключение Список использованных источников Приложение Введение Тема контрольной работы «Электронный документооборот». Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика — это первый и определяющий этап автоматизации бухгалтерского учета. В настоящее время проблема выбора информационной системы (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. В этом смысле российские предприятия сильно уступают зарубежным конкурентам. Иностранные предприятия, как правило, имеют опыт модернизации и внедрения не одного поколения ИС. В развитых западных странах происходит смена уже четвертого поколения ИС. На российских предприятиях зачастую используют системы первого или второго поколения.

Офисные автоматизированные технологии применяются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они дают возможность повысить производительность труда секретарей и конторских работников и позволяют справляться с возрастающим объёмом работ. Но это преимущество считается второстепенным по сравнению с возможностью применения автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение используемых менеджерами решений в итоге их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы. После всего этого, хочется дать определения, что такое информационная система, документ, документооборот и электронный документооборот.

Информационная система-это замкнутый информационный контур, который состоит из прямой и обратной связи, где на основе информационных технологий, циркулируют управленческие документы, а также другие сообщения как в бумажном, электронном, так и в другом виде. Однако, не вся информация может быть обрабатываться в системе управления при помощи компьютеров. Имеется такая информация, которую нельзя формализовать. Следовательно, информационная система любого предприятия состоит из двух частей: автоматизированной и неавтоматизированной.

Документ считается главным способом представления информации на любом предприятии. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько рационально организовано управление документооборотом. Ведь малоэффективное применение накопленной информации (или, еще хуже, ее потеря) может отрицательно сказаться на ведении бизнеса.

Прямая и обратная связи в системе управления предприятия происходит в форме документооборота.

Документооборот-это движение бумажных и электронных документов от аппарата управления до объекта, в том числе и из внешней среды.

Документооборот очень строго регламентируется на основании указания места обработки документов, момента их получения либо передачи на другое место, либо сдачи в архив. Существуют два вида документооборота: обычный (бумажный) и электронный.

Электронный документ-это бумажный документ, который введён в память компьютера согласно установленным правилам либо получен по каналам передачи данных из внешней среды. Далее будут рассмотрены функции систем документооборота и системы управления документооборотом.

Цель работы — рассмотреть формы и методы электронного документооборота и методы его совершенствования, а также систем управления документооборота.

1. Электронные и бумажные документы Как было сказано выше, документинформация, которая зафиксирована на материальном носителе с атрибутами, которые позволяют ее идентифицировать.

Бумажный документ — это информация, которая зафиксирована на бумажном носителе и обладает определенными атрибутами, например, дата и подпись. В бумажном документе имеет место привязка информации к материальному носителю (бумаге).

В эпоху информационных технологий, когда документы создаются (либо переводятся в электронный вид), управление ими производится электронным способом. Электронный документ считается единицей информации в системах электронного документооборота. Такой документ не осязаем, его нельзя потрогать, и он не привязан к носителю. Электронный документ может существовать на многих носителях, но в то же время быть одним и тем же документом.

Различают внутренний и внешний электронный документооборот. Перемещение документов внутри информационной системы предприятия относят к внутреннему документообороту, а при их передаче в глобальную сеть говорят о внешнем документообороте. Исходя из указанных выше особенностей, следует иметь в виду правила, которые определяют все особенности электронного документооборота. Причем эти правила обязаны быть едины для всех, как внутри предприятия, когда рассматривается внутренний электронный документооборот, так и в стране (внешний электронный документооборот). Регламентации электронного документооборота определяются Законом «Об электронных документах и электронном документообороте», например, в Украине либо Законами об «Электронном документообороте» и «Электронной цифровой подписи» в России. Но, к сожалению, эти Законы с большим трудом пробивают себе дорогу в «жизнь» .

Отсутствие атрибутов, которые аналогичных атрибутам бумажных документов, возможность модификации документов и одновременное существование многих одинаковых копий документа обусловливает необходимость введения каких-то реквизитов и для электронных документов. Основными реквизитами являются дата и электронная цифровая подпись (ЭЦП).

ЭЦП защищает электронный документ от подделки с помощью закрытого ключа. Для проверки ЭЦП используется открытый ключ. Так как при документообороте предполагается применение ЭЦП как физическими, так и юридическими лицами, нужно наличие органа, который будет идентифицировать владельца ЭЦП и удостоверять его открытый ключ. В качестве такого органа выступают удостоверяющие центры, создающиеся по обращению пользователей закрытые и открытые ключи ЭЦП, приостанавливающие и возобновляющие действие сертификатов ключей подписей, ведущие реестр сертификатов.

Как было сказано выше, под электронным документом понимается бумажный документ, который введён в память компьютера на основании установленных правил либо получен по каналам передачи данных из внешней среды.

Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает более эффективное управление документов за счет автоматического контроля их исполнения, прозрачности деятельности предприятия. При этом поддерживается накопление, управление и доступ к информации и знаниям, а также ведется протоколирование деятельности предприятия в целом.

Также оптимизируются бизнес-процессы, автоматизируется механизм их выполнения и контроля, сокращается оборот бумажных документов и удешевляется их хранение.

2. Функции системы электронного документооборота В функцию систем электронного документооборота входят:

1. Хранение электронных документов в архиве. Носители электронных документов имеют характер двух параметров: стоимость хранения 1 мегабайта информации; скорость доступа к информации. Задача заключается в том, чтобы выбрать оптимальный носитель.

2. Организация поиска документов. Имеются два типа поиска документов:

— атрибутивный поиск, где каждому документу присваивается набор индентифицирующих его атрибутов. Поиск документов происходит на основе сравнения значений таких атрибутов со значениями в документах, которые находятся в архиве. В роли атрибутов могут выступать: код поставщика; код либо фамилия служащего; время создания документа и многое другое;

— полнотекстовый поиск, когда документ отыскивается по словам, которые входят в сам документ.

Для поиска известного документа применяется атрибутивный поиск, а для неизвестногополнотекстовый.

3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Любой документ обязан иметь список пользователей, которые имеют право доступа к нему.

4. Маршрутизация и передача документов. Документы подразделяются по типам носителей информации. Имеются три типа носителей:

а) бумага;

б) микрофиши (с точки зрения поиска они немного отличаются от бумаги, однако занимают мало места);

в) электронные носителижёсткие диски, оптические диски, магнитооптические диски.

От момента первой записи до их сдачи в архив документы проходят разные преобразования.

Документы могут находиться одновременно в нескольких видах, при этом переходя из одного вида в другой. В каком виде может храниться документ, зависит от ограничений, которые накладываются пользователем на стоимость и время поиска документа, в том числе от стоимости передачи документа от одного рабочего места к другому.

Одна из главных функций системы документооборота состоит в маршрутизации контроле исполнения. Маршрутизация сообщений в системе электронного документооборота-это построение схемы на основе которой они передаются с одного рабочего места на другой.

Существуют 4-ре системы маршрутизации:

— Свободная маршрутизацияпоследовательная либо параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит путь от одного пользователя к другому, а при параллельной он одновременно поступает к нескольким пользователям.

— Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем имеется ввиду:

а) контроль доставки документа;

б) контроль исполнения (выдача извещения о том, что задание исполнено);

в) мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).

— Маршрутизация по ранее определённым маршрутам с контролем исполнения и Система электронной почты.

3. Цифровые аргументы На основании данных журнала ASAP, ежегодно в мире появляется около 6 млрд. новых документов. Так, лишь в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,5 трлн. разных документов. По прогнозу того же журнала ASAP, к 2004 году лишь около 30% корпоративной информации осталось в бумажном виде, а 70% информации стало храниться в электронном виде. По данным Siemens Business Services:

— 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов;

— 6% документов безвозвратно теряются;

— каждый внутренний документ копируется до 20 раз;

— при применении электронного документооборота производительность труда персонала повысилась на 20−25%;

— стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем бумажных.

Секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия — до 30% времени.

4. От АСКИД по EDMS

Специалисты по вычислительной технике помнят то, как в 80-е годы многочисленные группы программистов трудились над созданием систем АСКИД (автоматизированных систем контроля исполнения документов). В советские времена подобные системы вряд ли могли быть востребованы, так как они «натыкались» на стены чиновников. И их можно было понять: автоматизированная система отнимала чувство чиновничьей значимости и незаменимости. Теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя чиновников. Однако самое страшное для чиновника было то, что система оперативно оповещала руководителя о нерасторопности чиновника как исполнителя.

А в это время на Западе потребность в эффективном управлении электронными документами привела к созданию систем электронного документооборота, называющиеся Electronic Document Management Systems (EDMS). Сегодня эти системы являются частью рынка программного обеспечения для управления электронным документооборотом и содержимым информационных систем, так называемого рынка DCT (document and content technologies).

Последние 5−6 лет наблюдается интерес к электронному документообороту и на отечественных предприятиях негосударственной формы собственности. Очень просто электронный документооборот можно определить как рабочий поток документов в электронном виде. Организовать этот поток можно с помощью электронной почты без специальной системы. Это имеет место у большинства организаций, которые имеют информационные системы.

Применение же специального программного обеспечения предоставляет механизмы управления, которые осуществляются через документы, то есть электронный документооборот напрямую связан с уровнем развития управления. И в этом случае задача электронного документооборота — не вытеснить бумажный, а создать эффективный механизм управления предприятием. Электронный документооборот обеспечивает реализацию всех бизнес-процессов по документам, и его могут обеспечивать такие системы управления:

корпоративные инструментальные средства управления документооборотом (Enterprise-centre);

информационные системы управления документами, которые ориентированы на обеспечение бизнес-процессов (системы управления потоками работ-Workflow Management);

инструментальные средства доставки информации (порталы) (Information Management).

В обеспечение корпоративных инструментальных средств управления документами входит полный жизненный цикл работы с ними: регистрация; хранение; передача и маршрутизация; контроль исполнительской деятельности; поиск по атрибутам и полнотекстовый поиск; интеграция с внешними системами; защита индентификации пользователей.

В работу системы доставки информации входит ведение сквозного управления бизнес-процессами, которые связывают их в единую цепочку, где каждое звено индентифицируется управленческим документом (документами). Использование этой системы даёт возможность повысить степень контроля процессов в организации на основе закрепления за каждым из них перечня документов и маршрутов их следования.

Системы доставки информации внедряются лишь тогда, когда возникает потребность в поиске информации в сети Интернет через порталы.

5. Особенности EDMS-систем

EDMS-системы — это клиент-серверные программы, которые построены по модульному принципу и имеют открытые интерфейсы прикладного программирования, что позволяет добавлять к ним новые функции либо расширять уже имеющиеся. Например, функции ввода документов со сканера, электронной почтой, пересылки факсов и многое другое. Основной особенностью EDMS-систем является также высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет применения технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, MAPI и другие.

EDMS-системы имеют двухлибо трехуровневую архитектуру, а их основное назначение заключается в обеспечении целостности документов и их четкой классификации для того, чтобы пользователь мог без труда найти нужный документ. Обычно первый уровень такой системы представляет собой файловый сервер, который содержит документы и классификаторы. Второй уровень состоит из клиентского Пользовательского Отдела, который обеспечивает доступ к системе, а третий уровень архитектуры систем управления документами содержит бизнес-логику, которая определяет систему формирования документов и маршруты их доставки конкретным сотрудникам для внесения изменений и утверждения.

Во всех EDMS-системах реализована иерархическая система хранения документов. Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и дальше в том же ключе. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено — один и тот же документ может входить в несколько папок и полок за счет применения механизма ссылок. Любой документ в EDMS-системе характеризуется определенным набором атрибутов (например, название, автор, дата и время создания и другое.). Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, в которой в графическом виде представлены атрибуты документа. В большинстве случаев серверная часть EDMS-системы состоит из хранилища атрибутов документов (карточек), хранилища документов, а также служб полнотекстовой индексации.

Хранилище атрибутов и хранилище документов чаще всего объединяют под общим названием «архив документов». Для хранения атрибутов документов применяются системы управления реляционными базами данных, например Oracle, Sybase, MS SQL Server, которые обеспечивают поиск документов по атрибутам, а для хранения непосредственно содержимого документов — файл-серверы Windows, NetWare, UNIX либо собственные хранилища.

Полнотекстовая индексация предназначена для индексирования содержимого документов, чтобы при необходимости пользователь мог найти документы с указанными в строке поиска словами.

Кроме механизмов хранения документов, EDMS-системы обязаны обеспечивать и маршрутизацию документов. В общем случае применяется свободная и жесткая маршрутизация документов. При свободной маршрутизации пользователь может по своему усмотрению изменить существующий (либо задать новый) маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи менять их не могут.

В EDMS-системах реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В том случае, если пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве EDMS-систем аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации.

Достоинством EDMS-систем считается реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия документа считается наиболее актуальной по порядку либо времени их создания).

В состав большинства EDMS-систем входят утилиты для просмотра документов, которые понимают многие десятки форматов файлов.

Клиентами большинства EDMS-систем могут быть ПК с операционными Windows, Unix и Mac OS. Кроме того, они позволяют работать с документами через стандартные Web-браузеры.

6. Проблемы выбора и внедрения Постепенно компании приходят к необходимости выбора системы документооборота. И вот именно на этом этапе нужно тщательно подойти к вопросу выбора. На сегодняшний день существует множество EDMS-систем, наиболее распространенные из которых представлены в Приложении 1. Скорее всего, нужно останавливать свой выбор на системах, которые в большей степени соответствуют отечественной бизнес-практике. Второй важный момент — возможность развития системы через ее масштабируемость и поддержку со стороны разработчика.

Большинству отечественных предприятий впервые придется внедрять корпоративную EDMS-систему, что будет сопряжено с мощным сопротивлением наших людей. Объяснение достаточно тривиально. Наши люди не хотят развиваться, переучиваться, менять свой стиль работы и ментальность. Кроме того, они бояться быть уличенными в лени и некомпетентности. Ведь правильно оформленный документ практически невозможно скрыть либо придержать для исполнения. «Неразобранные» электронные документы всегда будут перед глазами вышестоящего начальника, который наблюдает за действиями сотрудников на расстоянии даже не выходя из своего кабинета. Эти преобразования вряд ли многим придутся по душе. И, тем не менее, идти вперед не просто надо, а жизненно необходимо. А чтобы быть в курсе всех событий, которые связаны с электронным документооборотом, надо посещать, например, популярный Web-pecypc (http://www.docf low-, ru), который посвящен этой тематике.

7. Бумажных документов не уменьшается Внедрение электронного документооборота обычно не сокращает применение бумаги в организации, а даже увеличивает. Во-первых, это связано с тем, что электронный документооборот внедряет культуру создания документов, из-за чего общее количество «рождаемых» организацией документов резко возрастает. Во-вторых, в силу привычки люди часто хотят иметь документы на руках и работать с ними не только за компьютером. Объясняется это тем, что с бумажным документом работать более «эргономично». В-третьих, карманные компьютеры из-за маленького экрана не вполне подходят для работы с электронными документами. Так что индустрия принтеров, а вместе с ней и бумажные документы, еще долго будут процветать.

В конце своей работы хочу рассмотреть электронный документооборот на примере Архитектуры электронного документооборота банка.

8. Архитектура электронного документооборота банка Традиционная система управления документооборотом в банке осуществляет такие функции:

1) управление записями, контроль документов, которые хранятся в папках, на бумаге;

2) управление формами, контроль форм, которые применяются для сбора информации и составления отчётов;

3) управление отчётностью, публикация и распространение отчётов на бумаге;

4) управление инструкциями и руководствами, создание и распространение документов, которые содержат информацию о политике банка, в том числе руководств по исполнению заданий;

5) управление архивами, каталогизация, обзор, распределение и сохранение записей, бланков, отчётов, директив, пособий и всех остальных официальных документов.

В нормативную базу банка входят внешние и внутренние нормативные документы. К последним относятся технологические документы, которые регламентируют исполнение банковских операций и процессов, организацию работы и взаимодействие подразделений. В процессе разработки внутренние нормативные подвергаются строгому обзору и анализу, затем после утверждения вводятся в действие и становятся объектом исполнения и мониторинга соблюдения на срок их действия, потом после того, как срок действия закончиться, выводятся из обращения К главным элементам политики управления электронным документооборотом банка входят: назначение-причина существования политики; цель-описание действий банка по осуществлению политики в жизнь; определенияприменяемые термины и их значения; декларация масштабоврамки, где действуют положения политики; правила проведениябазовые принципы, когда происходит основание методов управления документацией; полномочияраспределение полномочий в ходе проведения политики в жизнь; пересмотр и обновлениеопределение правомочности внесения изменений в политику и условий, когда её нужно изменять.

Архитектура включает в себя такие уровни:

1. Концептуальный уровень. Отвечают на вопросы: почему? (где определяется масштаб системы управления и её интеграция в общую систему работы банка) и кто? (где устанавливаются взаимосвязи между причинами внедрения системы управления знаниями и её пользователями);

2. Логический уровень. Определяются процессы, выполняющиеся людьми и машинами. Здесь решаются вопросы: что будет делать система и когда обязан запускаться каждый из процессов.

3. Предметный уровень. Здесь происходит воплощение физической конструкции, которая обеспечивает функционирование системы. Принимаются решения: где и как будет внедряться система.

Главными целями архитектуры системы электронного документооборота банка на базе Информационных технологий считаются:

1) чёткая формулировка допущений и направлений политики по отношению к управлению ИТ и документооборотом;

2) определение пространства управления ИТ и документооборотом банка;

3) минимизация помех в управлении ИТ и документооборотом (когда полномочия и ответственность за документы определены нечётко);

4) определение желательных и нежелательных вариантов поведения в процессе управления документооборотом;

5) разработка стратегии поощрения желательного поведения в процессе управления документооборотом (эффективная «настройка» этапов жизненного цикла информации).

К вспомогательным целям архитектуры системы электронного документооборота банка относят:

1) исключение лишних источников и адресов отправки документов, когда в них нет необходимости;

2) ввод в действие новых определений для терминов, допускающие двойственное толкование (файл, запись, оригинал, публикация и многое другое);

3) определение состояния объектов управления документооборотом и атрибутов системной информации с точки зрения точности, своевременности, релевантности, целостности, доступности и гибкости;

4) представление моделей совместного управления документооборотом.

Итогом построения архитектуры системы электронного документооборота банка считаются:

а) чёткие определения терминов: репозитарий, каталог, публикация, документ, запись, база данных, оригинал, владение и многое другое;

б) увеличение ответственности автора за созданный им документ на протяжении всего жизненного цикла управления документацией;

в) снижение числа, которые дублируют источники информации и повышение согласованности коллекции документов (хранилищ).

Иерархическая концепция архитектуры системы управления документооборотом банка включает такие вот траты: репозитарий, помещение, шкаф, ящик, папка, документ.

Система управления электронным документооборотом банка осуществляет два вида процессов:

а) основные, которые ориентированы на репозитарий, папки с файлами, документы;

б) вспомогательные, которые ориентированы на данные, дизайн, управление текстами, тексотовый запрос, администрирование, интеграцию системы, управление списками контроля доступа, обеспечение безопасности протоколов работы, управление системой рабочего процесса, управление внутрии междокументационнными ссылками.

Процессы, которые ориентированы на репозитарий, включают в себя создание репозитария, модификацию, и его уничтожение.

Процессы, которые ориентированы на папки, содержат для файла либо подшивки: составление графика, открытие, закрытие, установление и снятие ограничений на доступ, отзыв, распечатку, разметку, поиск, архивирование, перенос, восстановление, уничтожение.

Процессы, которые ориентированы на документы, включают в себя добавление, добавление из вне, одновременная загрузка, копирование, установку и снятие ограничений на доступ, просмотр, пересылка по электронной почте, архивирование, восстановление, распечатка, изъятие, удаление.

Процессы, которые ориентированы на данные, содержат добавление, редактирование, удаление, ограничение, индексацию, переиндексацию, поиск и составление отчёта о системной информации.

Процессы, которые ориентированы на дизайн, отвечают за разные варианты представления системной информации о документе пользователю: добавление, редактирование, удаление, составление отчёта о вариантах дизайна.

Процессы, которые ориентированы на управление текстом, используются для добавления, редактирования, удаления, оценки, индексации и переиндексации текста.

Процессы текстового запроса применяются при использовании поиска и составления отчёта о тексте.

Процессы администрирования осуществляют такие административные функции приложения: инсталляция и деинсталляция системы клиентского ПО, инсталляция и деинсталляция системы серверного ПО, запуск и перезапуск системы, создание резервных копий файлов системы, перенос системы на другой носитель, проверка целостности системы, остановка системы, инсталляция исправлений и усовершенствованных версий системы, поддержка системы данных.

Процессы интеграции системы выполняют функции внедрения системы приложений: интеграцию и дезинтеграцию среды мультисерверных приложений, установку и исключение взаимодействия между репозитариями, которые работают в разной среде, балансировку загрузки сервера.

Процессы управления списками контроля доступа осуществляют функции по обеспечению безопасности работы приложений и включают в себя обеспечение безопасности репозитария, папок с файлами, документа, версии документа, системной информации, индивидуальных параметров поиска, варианта дизайна, на уровне групп, на уровне пользователя, в том числе составление отчёта о безопасности объектов.

Процессы обеспечения безопасности протоколов работы отвечают за протоколирование событий, которые происходят в пользовательской либо серверной среде, и должны содержать обеспечение безопасности протокола работы пользователя и сервера, составление отчёта о безопасности протокола работы пользователя и сервера.

Управление системой рабочего процесса осуществляет сохранение пути маршрутизации документа либо папки с файлами до пользовательской машины и выполняет такие функции: распределение ролей и установление взаимосвязей, поддержка целостности рабочего процесса.

Управление внутридокументными ссылками нужно для определения необходимых ссылок, которые объединяют отдельные части сложного документа в единое целое.

Управление междокументными ссылками применяется для связи отдельных объектов документов между собой.

Под конец закончу разговор про электронный документооборот таким вот образом.

Поддержка разных форматов данных.

Современные системы управления знаниями способны хранить и отображать больше 200 разных текстовых и графических форматов данных, которые распространены в мире. Они поддерживают конвертацию этих форматов в универсальных форматах данных, к примеру: PDF либо HTML. Множество форматов данных даёт возможность выполнять представление документа в исходном формате и универсальных форматах, которые при меняются для хранения документов как электронных подлинников либо очередных копий.

Управление версиями.

Системы управления документооборотом нельзя выполнить в масштабы банка без поддержки ими всех разных версий данного документа. Это способствует тому, что любая версия, кроме системы внутренней нумерации и целостности ссылок, обязаны содержать нужные комментарии, где можно было бы отличить данную версию от других, которые хранятся в системе, в том числе должна быть возможность создать отдельные атрибуты на любую версию, а это должно дать возможность в любой момент времени проследить всю её историю обработки документов пользователям, которые создают разные версии.

Атрибутирование документов.

При атрибутировании документа пользователь заполняет некоторую электронную форму, которая обязана иметь способность гибко проектироваться с помощью стандартных графических средств без программирования и давать возможность вносить изменения в состав атрибутов по ходу эксплуатации системы без риска нарушить бизнес-логику обработки документов. Причём атрибуты документа обязаны храниться отдельно от его содержимого, это даёт возможность обеспечить взаимное соответствие между физическим местонахождением содержимого документа и его электронной атрибутивной формой, где выполняется логический поиск документа. Этот подход даёт возможность построить территориально распределённые хранилища электронных документов, которые управляются централизованно, в том числе снять ограничения на объём хранения электронных документов в системе.

Обеспечение возможности создания составных и связанных документов.

Составные документы-это структуры, где каждая их часть, в свою очередь, считается самостоятельным документом со своими правилами доступа к нему и своими процессами коллективной разработки и этапами жизненного цикла. Эта функциональность даёт возможность формировать электронные подшивки, которые основаны не на физической, а на логической подборке документов по производным признакам. В итоге один и тот же реальный первичный документ может быть отображён в разных виртуальных подборках документов, которые посвящены разным тематикам. Такое очень хорошо повышает прозрачность доступа к документам и даёт возможность разделить доступ и полномочия различных подразделений банка, которые принимают участие в комплектации подшивки. Кстати, виртуальный документ может сам по себе принимать участие в разных бизнес-процессах и может иметь собственные права доступа и этапы жизненного цикла.

Полнотекстовый поиск и анализ документов.

Современные системы управления должны включать в себя поддержку механизмов поиска по содержанию документа (аналогичный атрибутивному поиску) и полнотекстовому анализу, которые часто вводятся внутрь стандартных поисковых систем и которые объединяют слова и по которым их связывают логические операторы). Существуют специализированные профессиональные системы лингвистического анализа, которые дают возможность работать с хранилищами документов одновременно с электронной почтой, файловой системой, СУБД, Интернет, в том числе реализовать наиболее тонкие механизмы извлечения неявных знаний, где сам предмет поиска не считается до конца формализованным. В основании этих систем лежат обработка запросов на обычном языке, автоматическое аннотирование текстов, автоматическая классификация на непересекающиеся, которые различаются по смыслу области без предварительного задания критериев различия.

Управление этапами жизненного цикла документа.

Жизненный цикл-это время существования электронного документа с момента его создания либо импорта до его экспорта, либо уничтожения. Переход документа с одного этапа на другой происходит при исполнении заданного условия изменения какого-либо свойства документа, к примеру, формата, прав доступа, вида атрибутивной карточки. Перевод этих этапов жизненного цикла обязан выполняться как вручную, так и автоматически.

Управление бизнес-процессами банка.

Автоматизация бизнес-процессов даёт возможность добиться большого снижения непроизводительных потерь времени, которые связаны с передачей итогов исполнения функциональных задач на другие рабочие места либо в разные подразделения, поддержать прозрачность управленческих регламентов и их воспроизводимость, а это соответствует стандартам качества ИСО 9000 на уровне управления предприятием.

Современные системы управления документооборотом имеют в своём ядре прикладные системы, которые поддерживаются Work-flow-технологиями (технологии поддержки потоков заданий), дающие возможность создавать с помощью графического редактора произвольные маршрутные схемы и назначать правила перехода этапов бизнес-процессов от одного пользователя к другому через диалоговый интерфейс без программирования и обеспечить графический либо формальный мониторинг прохождения процессов между пользователями с возможностью расхождения, схождения, вложенности, условных переходов. Они должны предоставлять возможность внесения изменений, которые позволяют оптимизировать любой процесс на основании анализа его текущего состояния и наряду с этим документировать изменение и автоматизировать новые действия операторов по ходу его исполнения.

Заключение

В ходе выполнения контрольной работы мы узнали, что такое документооборот, о переходе от рутинного бумажного документооборота к электронному, переход от АСКИД к EDMS, особенностями EDMS-систем, которые известные системы электронного документооборота, функции электронного документооборота; был вкратце рассмотрен электронный документооборот и архитектура электронного документооборота на примере работы банка .

В конце также хочется сказать о том, что не только в банках применяются Информационные технологии и Информационные системы. Они используются во многих структурах, включая таможенные органы.

Информационные системы и информационные технологии применяются таможенными органами с целью обеспечения исполнения возложенных на них задач, в том числе обмена информацией с федеральными органами исполнительной власти, оказания государственных услуг населению, участникам внешнеэкономической деятельности по предоставлению информации в электронном виде.

Создаются информационные системы, информационные технологии и средства их обеспечения на основании заказа таможенных органов, согласно законодательству Российской Федерации.

Устанавливается порядок применения информационных систем в таможенном деле федеральным органом исполнительной власти, который уполномочен в области таможенного дела, согласно с таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации.

Список использованных источников

электронный документ офисный автоматизированный

1. Гасаров Д. В. «Интеллетальные информационные системы». — М.: Высшей школы, 2006 год.

2. Гелшов В. М.

Введение

в АСУ. — Киев: Техника, 2007.

3. Меньов А. В. «Теоретические основы автоматизированного управления»: Учебное пособие. — М.: МГУП, 2008 год

5. Острейовский В. А. «Автоматизированные информационные системы в экономике»: Учебное пособие. — Ср т: СрГУ, 2009 год.

6. Острейовский В. А. «Современные информационные технологии экономистам»: Учебное пособие. Часть 1.

Введение

в автоматизированные информационные технологии. — Ср т: СрГУ, 2009 год.

7. Федеральный закон № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в Российской Федерации»

8. Комплекс общеотраслевых руководящих методических материалов по созданию АСУ и САПР. — М.: Статистика, 2010.

9. «Информационные системы в экономике»: Учебное пособие / Под редакцией профессора А. Н. Романова, профессора Б. Е. Одинцова — М.: Вузовский учебник, 2010 год.

10. «Информационные системы и технологии в экономике и управлении»: учебник / учебник / под редакцией профессора В. В. Трофимова. — 2-ое издание, переработанный и дополненный — М.: Высшее образование, 2007 год.

Приложение Известные системы электронного документооборота