Оглавления и указатели в Microsoft Word

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ» (ТУСУР) Кафедра автоматизации обработки информации (АОИ) Реферат по дисциплине «Информационная техника обработки данных»

Оглавления и указатели в Microsoft Word

Выполнил:

Очирова В.Б.

Проверил:

Ципилева T.A.

г. Томск, 2013 г.

Содержание Введение

1. Создание оглавления

2. Разметка текста для включения в оглавление

3. Использование разделителей стилей со стилями заголовков

4. Вставка разделителей стилей

5. Удаление заголовка из оглавления Заключение Список использованной литературы

Введение

Оглавление — один из основных элементов профессионально оформленных документов. Например, многие ГОСТы при оформлении документации или при сдаче учебных материалов требуют делать оглавления для быстрой ориентации читателя в документе.

Сейчас мы рассмотрим, как сделать оглавления в Microsoft Word. Подробная инструкция для Microsoft Word 2007 поможет сделать его и в других версиях программы по аналогии — 2003, 2010. На самом деле сделать оглавление довольно просто, но не все знают даже самых элементарных и простейших функций одной из самых популярных и востребованных программ для компьютера.

оглавление документ текст заголовок

1. Создание оглавления В Word можно создать оглавление на основе фрагментов текста в абзацах, не включая в оглавление целые абзацы. Пометить текст для включения в оглавление можно при помощи его форматирования стилями заголовка. Чтобы вставить оглавление в документ, выполните перечисленные ниже действия.

1. Запустите Word и откройте документ.

2. Поместите курсор в пустой абзац в том месте, куда нужно вставить оглавление.

3. Щелкните Оглавление в группе Оглавление на вкладке Ссылки. Затем щелкните Оглавление.

4. Задайте параметры оглавления в диалоговом окне Оглавление и нажмите кнопку ОК.

Примечание. Если текст в документе не отмечен как подлежащий включению в оглавление, вместо оглавления в документе появится следующее сообщение об ошибке: «Ошибка! Элементы оглавления не найдены».

Выберите оглавление в соответствии с типом документа:

· Бумажный документ

При создании документа, который читатели получат в печатном виде, следует создавать оглавления таким образом, чтобы каждый элемент состоял из заголовка и номера страницы, на которой расположен этот заголовок. В этом случае читатели смогут обратиться к нужной странице.

· Веб-документ

В документе, который читатели получат по сети и будут читать в Word, можно форматировать элементы оглавления в виде гиперссылок, чтобы можно было перейти к нужному заголовку, щелкнув его в оглавлении. 2]

2. Разметка текста для включения в оглавление Далее следует пометить текст, который нужно включить в оглавление, выполнив его форматирование стилями заголовка. Используйте для этого один из описанных ниже способов.

I. Использование выделения первых слов абзацев стилями заголовков

1. Выделите в документе какой-либо важный с точки зрения содержания текст, который следует включить в оглавление. Например, первые слова определенного абзаца могут отражать содержание последующего текста данного абзаца.

2. Щелкните нужный стиль заголовка в группе Стили на вкладке Домашняя страница.

3. Щелкните пункт Обновление оглавления в группе Оглавление на вкладке Ссылки.

4. Щелкните пункт Обновить целиком в диалоговом окне Обновление оглавления.

Если на стандартной панели инструментов нажать кнопку Показать или скрыть, можно заметить, что для пометки первых слов в абзаце не используются никакие специальные символы. Однако текст, отформатированный стилем заголовка, отображается в оглавлении документа. Так как при этом не используются скрытые маркеры абзаца или иные элементы, процесс создания оглавления в целом не вызывает затруднений. Для этого в Word используется новая функция — связанные начертания.

При создании связанного начертания может быть использован любой стиль абзаца. Можно создать стиль абзаца, в точности соответствующий стилю обычного текста абзаца, и применить его к фрагменту абзаца. Это позволяет сделать так, чтобы текст оглавления точно соответствовал тексту абзаца, если в параметры оглавления был включен стиль текста выделенного фрагмента. [3]

3. Использование разделителей стилей со стилями заголовков Разделитель стилей — это специальная форма скрытого маркера абзаца.

Теги разделителей стилей позволяют делать следующее:

· Применять стили заголовков к отдельному слову или фразе в абзаце так, чтобы в оглавлении отображалось только это слово или фраза.

· Использовать два стиля в одном абзаце так, чтобы в оглавление была включена только специально выделенная для этого часть абзаца.

· Применять к выделенному тексту уровни структуры таким образом, чтобы в оглавление вошел только специально выделенный текст.

· Применять уровни структуры к единичному слову или фразе в абзаце так, чтобы в оглавлении отображалось только это слово или фраза.

Разделитель стилей представляет собой скрытый маркер абзаца, выполняющий функцию разграничителя разных стилей, примененных в документе.

Чтобы добавить кнопку Разделитель стилей на панель инструментов, выполните указанные ниже действия.

1. Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите команду Параметры Word.

2. Нажмите кнопку Настройка.

3. В списке Выбрать команды из выберите элемент Все команды.

4. В списке команд выберите Разделитель стилей, щелкните пункт Добавить и нажмите кнопку ОК.

Вставьте разделитель стилей перед применением стиля заголовка к тексту. Воспользуйтесь для этого одним из описанных далее способов.

4. Вставка разделителей стилей Способ А. Использование разделителей стилей для добавления в оглавление единичного слова или фразы из абзаца.

1. Достигнув в абзаце при вводе текста слова или фразы, которые нужно включить в оглавление, нажмите кнопку Разделитель стилей. Курсор будет перемещен в положение справа от разделителя, чтобы можно было продолжить ввод текста.

2. Введите слово или фразу, которую нужно включить в оглавление, и снова нажмите кнопку Разделитель стилей.

3. Выделите слово или фразу, которую нужно включить в оглавление, щелкните стрелку рядом с полем раскрывающегося списка Стиль на панели инструментов Форматирование и выберите в списке нужный стиль заголовка.

Слово или фраза между двумя разделителями стилей будут включены в оглавление.

Способ Б. Разделитель стилей можно использовать между двумя существующими абзацами так, чтобы первый абзац был помечен для вставки в оглавление как текст, а второй абзац рассматривался как остальной текст, не подлежащий включению в оглавление. Для этого выполните указанные ниже действия.

1. Создайте два абзаца, поместив текст, который нужно включить в оглавление, в первый абзац, а остальной текст — во второй.

2. Поместите курсор в первый абзац и нажмите кнопку Разделитель стилей. Два абзаца будут представлены как один абзац путем преобразования маркера абзаца в конце первого абзаца в разделитель стилей. После этого в документе будет присутствовать один составной абзац, отображаемый при просмотре документа в режиме структуры как два отдельных абзаца, но выводимый на печать как один абзац.

3. Выделите текст слева от разделителя, щелкните стрелку рядом с полем раскрывающегося списка Стиль на панели инструментов Форматирование и выберите в списке нужный стиль заголовка.

В оглавление войдет только начальный фрагмент (первый абзац), отформатированный стилем заголовка. [3]

5. Удаление заголовка из оглавления Если требуется удалить заголовок из оглавления, можно применить к тексту, помеченному для включения в оглавление, новый стиль абзаца.

1. Выделите текст, помеченный для включения в оглавление, щелкните стрелку рядом с полем раскрывающегося списка Стиль на панели инструментов Форматирование и выберите в списке нужный стиль заголовка (для удаления форматирования текста стилем заголовка выберите стиль Обычный).

2. Щелкните пункт Обновление оглавления в группе Оглавление на вкладке Ссылки.

Щелкните пункт Обновить целиком в диалоговом окне Обновление оглавления. Применив новый стиль абзаца ко всему абзацу, нельзя удалить форматирование стилем. Необходимо выделить в точности тот текст, который представлен в оглавлении, а затем применить новый стиль. [2]

6. Предметные указатели В предметном указателе собираются отдельные слова и фразы, которые являются ключевыми и могут заинтересовать того, кто будет использовать документ. Обычно также указываются номера страниц, где упоминаются эти термины. Word автоматически упорядочивает указатель по алфавиту и к тому же сохраняет правильную нумерацию страниц при редактировании текста. Для создания указателя не потребуется много времени. Если вспоминать о нем не тогда, когда работа уже завершена, а уделять ему внимание во время набора текста, вам это не доставит неудобств.

Процесс создания указателя состоит из двух этапов: сначала нужно отметить слова, которые будут использованы в указателе, а затем создать сам указатель.

Включение терминов в указатель.

Чтобы при создании документа включить слово или фразу в предметный указатель, выполните следующие действия:

1. Выделите нужный участок текста.

2. Воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt+Shift+X.

3. Откроется диалоговое окно Определение элемента указателя (рис.2)

Выделенная вами фраза появится в поле основной области Элемент указателя. При необходимости фразу можно отредактировать. [4]

Определение элемента указателя позволяет сделать следующее:

· создать многоуровневый указатель.

Для этого введите фразу, которая должна быть помещена на второй уровень, в поле дополнительный области Элемент указателя;

· задать номер страницы, на которой встречается термин, помещенный в указатель.

Для этого установите переключатель Параметры в положение текущая страница;

· дать ссылку на другую фразу или термин.

Для этого установите переключатель Параметры в положение перекрестная ссылка и наберите соответствующий текст после слова См. После того как ввод термина будет завершен, нажмите кнопку Пометить. Если вместо этого выбрать кнопку Пометить все, будут помечены все выбранные слова в документе. Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы закрыть окно Определение элемента указателя. После текста, включенного в указатель, появится поле предметного указателя, и будут выведены непечатаемые символы.

Создание указателя, когда набор текста будет завершен и фразы, которые должны присутствовать в указателе, будут в него внесены, можно переходить к созданию указателя. Для этого сделайте следующее.

1. Установите курсор в то место текста, куда должен быть вставлен указатель.

2. Перейдите на вкладку Ссылки на ленте, в группе Предметный указатель нажмите одноименную кнопку. Откроется окно, в котором будет активна только вкладка Указатель

3. Из списка Форматы выберите один из предлагаемых форматов указателей.

4. Чтобы дополнительные элементы располагались под основными элементами, установите переключатель Тип в положение с отступом. Если переключатель установлен в положение без отступа, то дополнительные элементы будут располагаться на одной строке с основными.

5. Настройте количество колонок, а также при необходимости установите флажок Номера страниц по правому краю и выберите из списка Заполнитель символы, которые будет отделять элементы указателя от номера страницы.

6. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить создание указателя. Он появится в документе. [4]

Если после создания указателя текст придется редактировать снова, не забудьте обновить указатель, чтобы восстановить нумерацию страниц. Для этого поместите курсор в поле указателя и нажмите клавишу F9.

Удаление элемента из указателя.

Для удаления элемента из указателя нужно удалить весь текст, помещенный в фигурные скобки. Чтобы текст указателя был виден, нужно включить режим отображения непечатаемых символов при помощи кнопки Отобразить все знаки в группе.

ВНИМАНИЕ: Если просто удалить слово из указателя, при обновлении указателя слово снова появится. [5]

Заключение

Microsoft Word — мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех видов обработки текста: от набора и верстки до проверки орфографии, вставки графики, распечатки текста. В одно из многих полезных свойств Word также входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а также по надстрочным или по подстрочным символам. [1]

Таким образом, мы убедились в том, что в текстовом процессоре Microsoft Word предусмотрена значительная степень автоматизации многих действий.

Грамотное использование таких операций как оглавление, указатели, заголовки может во многом упростить работу с текстовыми документами. Также эти функции необходимы для эстетичного и практичного оформления курсовых работ, отчетов, докладов, рефератов.

Список использованных источников

1. С. В. Симонович, Г. А. Евсеев «Информатика: Базовый курс», Изд. «Питер», 2003 г., 625 страниц

2. А. Н. Степанов «Информатика: Учебник для вузов», Изд. «Питер Пресс», 2009 г., 755 страниц

3. office.microsoft.com

4. comp-science.narod.ru

5. wordexpert.ru

6. Microsoft Office Word 2007