Проблема рационального общения, потребность в адекватном понимании заставили специалистов-практиков выработать определенные стандарты деловых писем, однако лингвистического исследования и описания их стилистических особенностей не проводилось. Существующие пособия по деловой переписке носят скорее нормативный характер и касаются лишь вопросов правильного составления различных типов деловых писем. Исходя из вышесказанного, мы выбрали в качестве предмета исследования современное деловое письмо.
Сегодня все более и более очевидным становится тот факт, что понятие «конкурентоспособность» в рыночной экономике неразрывно связано с понятиями «компетентность» и «профессионализм». Профессионализм же менеджера, руководителя любого уровня предполагает языковую компетентность. Навыки владения популярными жанрами как устной, так и письменной деловой речи входят в число важнейших профессиональных навыков. В жанре делового письма реализуются внешние связи организаций. Умение составить текст официального письма, коммерческое предложение, ответить на запрос во многом определяет эффективность работы организации в целом, определяет ее имидж и культуру. Письмо, запрос, коммерческое предложение, обнаруживающие речевую беспомощность составителя и составленные без знания стилевых норм, могут быть расценены, помимо функционального несоответствия целевым установкам, как антиреклама, что влечет за собой снижение серьезности отношения к воспринимаемой информации. Деловые письма подготавливают заключение сделок, важные встречи, переговоры, содержат служебную информацию, претензии, предложения, то есть при помощи деловой корреспонденции, представляющей собой письменный диалог юридических лиц, решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организаций.
На сегодняшний день есть целый ряд факторов, которые нельзя не учитывать составителям писем. В деловой переписке меняются названия адресатов и другие элементы системы речевого этикета. Существенно расширяется жанрово-тематический диапазон деловой корреспонденции. Наряду с регламентированными письмами все большее место в ней занимают нерегламентированные. Более свободными становятся выбор, размещение и способ оформления реквизитов. Только лишь справочного материала становится явно недостаточно.
Предметом исследования является русское деловое письмо, рассматриваемое в следующих аспектах: композиционные особенности и особенности формуляра, специфика словоупотребления, характерные синтаксические конструкции.
Актуальность исследования определяется необходимостью всестороннего изучения стилистической системы русского языка вообще и ее отдельных разновидностей в частности, а также недостаточной лингвистической изученностью деловой переписки как одного из важнейших жанров современного документооборота.
Основной целью настоящей работы является всестороннее изучение и описание формальной и содержательной специфики современного русского делового письма. Данная цель конкретизировалась решением следующих задач: а) подробное рассмотрение сущностных характеристик русского делового письмаб) выявление своеобразия делового письма как особой разновидности делового текстав) определение особенностей визуально-графической и композиционной организации делового письмаг) исследование организации языкового материала в тексте делового письма д) изучение закономерностей отбора языковых единиц под влиянием экстралингвистических факторов.
Новизна и теоретическая значимость данного исследования заключается в следующем: а) уточнено понятие «деловое письмо» с учетом его функциональной принадлежности, лингвистической и экстралингвистической спецификиб) обоснован статус делового письма как особой разновидности делового текстав) впервые дана классификация смысловых типов клише языка деловой переписки.
Практическая значимость исследования заключается в возможности использования результатов настоящей работы при составлении справочной и методической литературы по деловой корреспонденции, в частности, при разработке рекомендаций по написанию деловых писем. В ряде вузов введены факультативные и обязательные спецкурсы по деловой переписке, однако существующие пособия, носящие в основном нормативный характер, не всегда могут удовлетворить потребность в теоретическом обосновании тех или иных положений.
Методика исследования. В качестве основных методов в работе использовались методы наблюдения и лингвистического эксперимента. Первый из них предполагает относительно длительное целенаправленное и планомерное изучение фактов лингвистической действительности (применительно к теме данного исследования) в естественных условиях функционирования с одновременной переработкой материала в сознании. Второй предусматривает анализ языковых единиц в сознательно изменяемых и контролируемых условиях, что дает возможность глубже проникнуть в механизмы изучаемых явлений.
Источником фактического материала послужили деловые письма различных производственных, торговых, коммерческих организаций и предприятий (ОАО «Химоптторг», ОАО «Разнооптторг», ОАО «Воронежснаб», ООО «Фирма «Самсон», ОАО «Воронежвтормет», ОАО «Воронежсвязьинформ», ТТЦ «Бристоль», Воронежского фонда офицеров запаса, рекламных агентств «Ход конем», «Центральное», «К-Проект» и др.), а также извлеченные из практических учебников и пособий, например
H.В.Кузнецова «100 образцов деловой корреспонденции», Н. А. Самуэльян «Настольная книга секретаря-референта: контракты, деловая корреспонденция, документация на английском и русском языках.» А. К. Демидова, Э. А. Смирнов «Русская коммерческая корреспонденция» и др. Общий объем проанализированных документов составил более 500 единиц.
На защиту выносятся следующие основные положения:
I. Деловое письмо представляет собой пограничное явление между собственно документом и текстами частной переписки.
2. Деловое письмо — особая разновидность делового текста, обладающая рядом отличительных признаков. К этим признакам относятся: особый способ передачи, отражение определенной производственной ситуации, 8 единство темы, особое графическое и композиционное построение, документальность и объективность изложения, использование средств речевого этикета.
3. Важнейшей особенностью деловой переписки является высокая частотность отдельных языковых форм на определенных участках текста. Воспроизводимость некоторых языковых единиц оказывается здесь значительно более высокой, чем в других разновидностях текстов, что является следствием сознательной установки на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.
4. Главные семантические свойства текста делового письма, а именно его композиционную и предметную модальность, определяет стандартизированная и закрепленная административно и юридически совокупность реквизитов.
Апробация работы нашла свое отражение в подготовке спецкурса «Основы деловой корреспонденции» в Воронежской государственной технологической академии, а также в докладах на ежегодных научных сессиях Воронежского государственного университета, Воронежской государственной технологической Академии, Воронежского института МВД России (1997;2001 гг.).
Современный русский язык — сложное явление по многим аспектам. Единый в своей основе, русский язык распадается на множество речевых вариантов, обусловленных возрастом говорящих, их социальным положением, местом, где они живут, уровнем образования и т. д. Среди всех разновидностей современного русского языка выделяется литературный язык — тип речи, который исторически сложился на базе русской письменности, литературы. Это язык печати, радио, телевидения, школы, государственных учреждений, язык литературы и искусства. Как средство общения в масштабе нации, государства, литературный язык противостоит, с одной стороны, особенностям местных, территориально ограниченных говоров, с другойжаргонам (особенностям речи узких социальных прослоек и групп).
Литературный язык реализуется в самых различных вариантах словоупотребления. Эти разнообразные варианты формируются в сферах общения и в то же время видах деятельности, соотносимых с формами общественного сознания (искусство, наука, право, политика, всевозможные бытовые отношения). Каждый из вариантов литературного языка, обслуживающих эти сферы, характеризуется особой функциональной направленностью речи (создание художественных образов, обмен научно-технической информацией, политическое воздействие, организация и управление на основе правовых форм, непосредственное речевое общение и т. д.), составом языковых средств, а также особенностями их стилистического распределения в текстах того или иного типа. Иными словами, при использовании языка в реальной действительности происходит, по выражению М. Н. Кожиной «не простая реализация, „исполнение“ известной системы языка (его строя), но перестройка ее в соответствии с потребностями общения в данной его сфере» (1968, с. 140).
В зависимости от целей и задач общения в конкретной социальной сфере, от проявляющейся в ней соответствующей формы мышления, от типа содержания и т. д. в речи активизируются определенные языковые единицы различных уровней и определенные семантические значения, функционально-стилевые окраски.
По определению А. И. Ефимова, стиль — «это исторически сложившаяся разновидность языка, отличающаяся специфическим составом, характером объединения и закономерностями употребления речевых средств» (1969, с.12).
Соглашаясь с этим определением, отметим также высказывание М. Н. Кожиной, дополняющее его: «Функция стиля — это его роль, назначение составляющих его языковых средств в определенной социальной области употребления языка, это наиболее целесообразное по целям и задачам общения в этих областях „претворение“ коммуникативной функции» (1968, с.237).
Формы общественного сознания связаны с языком, отражаются в нем, и определенными сторонами и свойствами воздействуют на характер языка и речи. Характер речи обусловливается тем способом мышления и соответственно той формой общественного сознания, под влиянием которых он формируется. Язык, являясь формой мышления, представляет собой также «отражение действительности». «Язык (с философской точки зрения) есть способ, орудие познания, отражение объективной внечеловеческой (и человеческой, если не ограничиваться рамками индивидуальной психики) действительности в идеальной форме. Речевая деятельность есть процесс, в котором осуществляется такое отражение» (Леонтьев, 1965, с. 19).
Формы общественного сознания являются отражением разных сторон, областей объективной действительности, которая в процессе познания отражается в языке. Различные формы общественного сознания отличаются не только предметом отражения, но и способом отражения, что налагает свою печать на соответствующий характер мышления и соотносительно речь, диалектически связанную с характером мышления. Поэтому права М. Н. Кожина, когда пишет: «Отражательная сторона» языка способствует образованию различных функциональных стилей, соответствующих существующим формам сознания" (1968, с. 163). Таковы первопричины разделения речи на функциональные стили. Так границы функциональных стилей определяются под влиянием основных, базовых экстралингвистических форм.
На основе данных экстралингвистических факторов исследователями (Д.Н.Шмелев, Т. Г. Винокур, М. Н. Кожина, О. Б. Сиротинина, В. Г. Костомаров, И. Р. Гальперин, Г. Я. Солганик и др.) выделяются следующие функциональные стили: научный, официально-деловой, публицистический, художественный, разговорно-бытовой. Функциональные стили представляют собой функционально ориентированное членение литературного языка с целью наиболее эффективного обслуживания сфер коммуникации. Функциональные стили отличаются с одной стороны определенной стабильностью, определяют угол общения в различных сферах коммуникации, с другой стороны они динамичны, т. е. функциональный стиль приспосабливается к новым формам обмена информацией.
Являясь одной из важнейших составляющих современного литературного языка, во многом определяя его своеобразие, официально-деловой стиль выполняет одновременно и важнейшие социальные функции. Социальная функция деловой письменной речи крайне важна, т.к. именно деловая речь призвана обслуживать официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих отношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями и учреждениями, между личностью и обществом. В соответствии с правилами делового стиля должны составляться различные постановления, решения, приказы, распоряжения государственных, частных, общественных организаций. Учет товарно-материальных, денежных ценностей, регулирование взаимных обязательств в области трудовых, производственных и коммерческих отношений также невозможно представить без деловой речи, играющей в этих вопросах основополагающую роль.
Немаловажна роль делового языка в истории развития литературного языка. По мнению Г. О. Винокура, именно канцелярский язык — «первая попытка человека овладеть языковой стихией, подчинить себе все эти непослушные частицы, союзы, местоимения.» (1925, с.70).
Почему именно канцелярскому языку досталась роль «рудимента» языковой культуры? Это объясняется тем, что потребность передавать из поколения в поколение важные для людей имущественные, административные, юридические отношения рождала необходимость в том, что деловые тексты, касающиеся этих отношений, раскрывающие их суть, понимались адекватно в течение долгого времени. Такое адекватное восприятие обеспечивалось тщательным отбором языкового материала, то есть таких слов и форм, которые понимались бы одинаково безусловным большинством населения и могли бы претендовать на длительное существование в языке, не меняя при этом своего значения. Закреплению деловых отношений на письме предшествовало их длительное устное бытование, когда они передавались от поколения к поколению по памяти, чему способствовало наличие в их языке устойчивых, сложившихся формул и трафаретов. Говоря о значимости делового языка для развития языка литературного, можно выделить следующие основные причины :
Первая заключается в том, что язык письменности является массовым языком всего грамотного населения. Язык литературы — это язык немногих для многих. Поэтому автор литературного произведения должен ориентироваться на тот язык, который понятен и доступен подавляющему большинству читателей. Таковым является язык деловой письменности.
Вторая черта этого языка состоит в том, что в отличие от литературных текстов, язык документов закрепляет правоотношения, административные, имущественные, семейные и другие подобные отношения людей. Эти отношения люди стремятся сохранить на длительный срок. Поэтому документы исполняются так, чтобы быть понятными будущим поколениям. Выбор слов и форм отражает историческую стабильность языка. Широта употребления и историческая стабильность делают деловой язык основой письменно-литературного языка.
Третья причина, делающая деловой язык фундаментом национального литературного языка, состоит в том, что, будучи языком массовой грамотности, этот язык требует, прежде всего, стандарта обучения и нормирования. Поскольку ни один национальный язык не может существовать вне норм и без нормирующих органов, то нормируется, прежде всего, общий литературно-письменный язык с таким расчетом, чтобы норма опиралась на массовое языковое сознание и чтобы благодаря норме формировалась способность объясняться письменно, прежде всего документами — этим массовым видом словесности.
Как известно, возникновение литературно-письменного языка связано с превращением в IX—X вв.еках Древней Руси в раннефеодальное государство. Торговые, дипломатические и культурные отношения с Болгарией и Византией подготовили почву для принятия на Руси христианства. Этот процесс вызвал необходимость в переписке и переводе богослужебных текстов, содержащих основы христианского мировоззрения и морали. Создаются различные церковные жанры (евангелия, апостольские послания, гомилетика и т. д.). Появление этой литературы на Руси положило начало формированию книжного языка.
Параллельно с церковно-книжным типом языка появились тексты, закрепляющие личное, имущественное право, дипломатические отношения. До нас дошли, например, договорные грамоты, законодательные тексты (Русская Правда), грамоты, оформлявшие различные частные сделки. В этих памятниках наблюдается почти полное отсутствие церковнославянизмов. Составители этих текстов в то время еще не успели выработать строго стилизованного языка деловой письменности, и поэтому письменная передача лишь закрепляла готовый обработанный устный текст соглашений или описаний судебных прецедентов. Язык грамот, испытывая влияние литературы, всегда довольно точно отражал живую речь. Однако уже в это время в различных типах грамот встречались застывшие формулы собственно делового языка, далекие от разговорного и языка литературы. В. В. Виноградов отмечает, что «язык деловой письменности играл заметную роль в восточнославянском общественно-бытовом обиходе» (1969, с.7). В целом, характеризуя древнюю эпоху формирования и развития литературного языка на Руси, В. В. Виноградов указывает на существование (вплоть до конца XVI-начала XVII века) различных типов литературного письменного языка: церковнославянского, светского художественно-книжного, а также письменного канцелярско-делового (1978, с.66). При этом не следует говорить об этих типах языка как о разных стилях, так как понятие стиля, по определению В. В. Виноградова, предполагает «внутреннее единство структуры литературного языка». В данном случае можно рассматривать лишь признаки стилистической дифференциации, связанные с различием сфер жанрового применения.
С XVII века «все более усиливаются процессы литературно-языковой обработки различных форм приказно-деловой речи, и деловая речь, по крайней мере, в известной части своих жанров, уже выступает как один из важных и активных стилей народно-литературного языка» (Виноградов, 1978, с.95). Применительно к XVII веку вполне оправдано понятие «стили языка», предполагающее «при внутреннем единстве языковой структуры наличие в ней соотносительных и дифференцированных форм фонетического, грамматического и лексико-фразеологического выражения, наличие развитой системы синонимики» (Виноградов, 1978, с. 55−56).
Процесс становления стилей в русском литературном языке сопровождался возникновением интереса к стилистике как к прикладной и теоретической дисциплине. В первых русских риториках (вологодского епископа Макария и М.И.Усачева) затрагивались проблемы практической стилистики, был представлен анализ стилистически окрашенных средств языка, освещались тропы, фигуры художественной речи. Риторики способствовали осознанию и оформлению учения о трех родах глаголания. Как писал В. В. Виноградов, «в русских риториках XVII века уже намечаются функциональные разновидности литературной речи» (1978, с.33). Описываются отличия риторически украшенной речи от простой, причем тексты делового характера отнесены к «смиренному» роду. Это значит, что деловой язык начинает претендовать на роль стиля в составе национального литературного языка.
Период от середины ХУПвека и до середины XVIII считается периодом становления русского национального литературного языка и рассматривается в связи с реформаторской деятельностью Петра I, затронувшей не только морское, военное дело, производство, но и область делопроизводства.
Большое значение в реорганизации государственного управления имело создание Генерального регламента, поставившего в широком объеме вопросы организации документных материалов (Митяев, 1959, с.32−33). В Регламенте указывались основные принципы производства документов, их регистрации, важнейшие разновидности документов, устанавливались формы отчетности.
Все эти исторические явления произвели коренной перелом в жизни России, нашли отражение в проникновении новых понятий, создали потребность в использовании новых средств и способов выражения мысли. Языковые новшества легче входили в систему делового языка, что не могло не сказаться на повышении его значения и расширении сферы его влияния. «Приспособление русского языка к западноевропейским языкам, смешение его с элементами этих языков, предполагаемый переводами кодекс соответствий между смысловой системой русского языка и семантическими формами западноевропейских языков — все это легче всего могло развиться и выработаться в официально-письменных, публицистических, общественноделовых, светско-бытовых стилях литературной речи», — отмечает В. В. Виноградов (1978, с.58).
К середине XVIII века назрела необходимость теоретического обоснования новой системы литературных стилей, основанной на взаимодействии церковнославянских и русских народных элементов. Попытка решения этой задачи принадлежит М. В. Ломоносову. В работе «Предисловие о пользе книг церковных в российском языке» Ломоносовым оценивается соотношение языковых сил в русской литературной речи. При этом указывается, что основой русского литературного языка должна стать письменная и разговорная речь широких слоев населения.
В работе большое внимание уделено разграничению литературных стилей, которое впервые осуществляется в прямой зависимости от их лексико-фразеологического и грамматического состава. Таким образом, стили русского языка получают свою языковую характеристику.
М.В.Ломоносов выделяет три стиля: высокий, низкий, средний (посредственный). При этом стиль «посредственный лишь как бы предполагается или постулируется» в силу противопоставления первых двух (Виноградов, 1978, с. 230). Это говорит об условности выделения трех стилей, об отсутствии резких границ между ними.
Обращаясь к дальнейшей судьбе стилей, следует иметь в виду, что «средний стиль, — как указывает В. В. Виноградов, — постепенно становится ядром системы формирующегося русского национального языка, а его изменения делаются движущим началом ее развития» (1956, с. 19). Отсюда очевидна важнейшая роль делового языка в процессе выработки норм русского литературного языка и его значение в понимании и выделении других стилей языка.
В пушкинскую эпоху, с закреплением единой общенациональной литературно-языковой нормы словесного выражения вместо прежних трех стилей получают развитие функциональные стили русского языка, такие как научный, публицистический, канцелярско-деловой и т. д.
В этот же период появляются отдельные работы по документоведению (Магницкий, Варадинов), руководства по составлению деловых бумаг, затрагивающие также и теоретические вопросы русского делового письма. Канцелярский стиль пока мало привлекает внимание лингвистов. Это объясняется тем, что в основном реализуется описательная теория языка, которая определила в «качестве самых важных текстов художественную литературу и все те виды текстов, в которых преобладали поэтические приемы. все прочие тексты общественно-языковой практики: устная диалогическая речь, молва, эпистолы, документы, информатика и даже тексты массовой информации, как не относящиеся или мало относящиеся к поэтике, стали казаться неважными и неинтересными для научного исследования» (Рождественский, 1979, с. 202).
После Октябрьской революции происходит изменение документной системы. Развертываются новые виды документов, такие как партийные, комсомольские, профсоюзные и т. д. Увеличение документооборота, появление новых видов и разновидностей документов ставит вопрос о создании рекомендаций для разработки как форм документооборота, так и языка и стиля документов.
Уже в 30-е годы появляются первые научные работы, призванные решить проблему языкового своеобразия документа. Интересны в этом плане работы одного из первых советских исследователей официально-делового стиля П. В. Верховского: «Письменная деловая речь. Словарь, синтаксис и стиль» (1930), «Как составить обязательное постановление» (1930), где автором даются рекомендации по составлению и оформлению текста документа, рассматриваются требования к деловому языку.
В работе «Письменная деловая речь» П. В. Верховский говорит о своеобразии деловой речи в плане выполняемых ею социальных задач, а именно задач по: «1. Связи органов власти с населением- 2. Запечатлению всякого рода постановлений власти- 3. Учету всех факторов взаимных обязательств и вытекающих из них последствий». Из своеобразия социальных задач, по мнению исследователя, вытекает своеобразие и словарного состава и «само построение этой речи» (1930, cl5).
Важное внимание автор уделяет путям совершенствования языка документов, с целью сделать этот язык более понятным для народа. В связи с этим им указывается на необходимость пересмотра словарного состава делового языка, проводится анализ отдельных оборотов речи и словосочетаний, построения сложных целых. П. В. Верховский отмечает, что не только словарный состав, но и способы, правила применения слов, их сочетания и упорядочения между собой играют важную роль в культуре деловой письменности.
В последней части работы автор рассматривает вопросы, связанные с историей делового стиля, начиная с появления письменности у славян до современного ему момента.
Основные требования к языку обязательных постановлений формулирует П. В. Верховский в другой интересной работе «Как составить обязательное постановление». В работе приводятся рекомендации по оформлению документа. Так, в каждом обязательном постановлении, по мнению. П. В. Верховского, должен присутствовать заголовок, помещающийся в начале текстаобъяснение целей издания обязательного постановлениякто постановляет и что постановляетна кого распространяется действие этого постановления и так далее.
В 50-е годы и в начале 60-х годов появляются работы, посвященные анализу деловой корреспонденции и делопроизводства, в которых такие авторы, как П. И. Горбунов (1959), М. О. Лебединский (1954), П. А. Копытов (1967), дают необходимые сведения о том, как необходимо составлять деловые бумаги (заявление, протокол, автобиографию и другие документы), с которыми любой человек сталкивается в своей жизни. Несмотря на скорее практический, нежели научный характер этих работ, они сыграли заметную роль в нормировании языка деловой письменности.
Усиление интереса к официально-деловому стилю и его истокам обозначилось в конце 60-х — 70-х годах. В работах С. С. Волкова (1974), А. П. Романенко (1980) анализируется картина формирования официально-делового стиля XVII—XIX вв., описывается лексика деловой письменности, ее стилевые средства.
Что касается изучения современного официально-делового стиля, то одной из фундаментальных работ в этой области явилась монографическая работа Е. М. Иссерлин «Официально-деловой стиль», где автор дает определение термина «официально-деловой стиль», раскрывает его основные черты, а также подробно рассматривает две группы документов: юридические и дипломатические. Также дается трактовка официально-делового стиля как «стилистически различного ряда официальных и деловых документов — от справки жилищной конторы о месте жительства до постановления правительства и международного договора" — выделяются его основные черты: наибольшая замкнутость по сравнению с другими стилями языка, (он менее других стилей допускает вторжение «чужих» элементов), отсутствие эмоционально окрашенной лексики, слов разговорных, просторечных, стремление к точности изложения, что находит свое выражение в наличии устойчивых сочетаний слов, канцеляризмов и штампов.
Анализируя словоупотребление в документах законодательного и дипломатического подстилей, автор выделяет и анализирует специфические для данных областей слова и словосочетания, юридическую и дипломатическую терминологию, отмечая связь с общелитературным языком.
Среди работ, имеющих практическую направленность, несомненно представляет интерес пособие Л. В. Рахманина «Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов», вышедшая в 1973 году, но не потерявшая актуальности и сегодня (последнее, 4-ое издание вышло в 1997 году). В этой работе автор также дает определение термина «официальноделовой стиль», трактуя его как «особенности языка служебных, в первую очередь организационно-распорядительных, а также дипломатических документов». Также рассматриваются понятия «служебный документ», «текст служебного документа», говорится об особенностях унификации и стандартизации, а также редактирования служебных документов. Автор раскрывает особенности словоупотребления в условиях контекстно-лексической сочетаемости, традиционной для делового языка. Дано также систематизированное изложение словоупотребления применительно к языку деловых бумаг, а также подробно дана схема редактирования служебных документов. В работе отмечается одна из отличительных черт официально-делового стиля, а именно тенденция к унификации и стандартизации языка деловой документации.
Проблеме изменений, произошедших в официально-деловом стиле советского периода, посвящена диссертационная работа К. А. Логиновой, в которой предпринята попытка показать внутреннюю дифференциацию официально-делового стиля, рассмотреть систему его функционально-стилистических норм. Особенное внимание в ее работе уделено становлению данных функционально-стилистических норм под влиянием внешних и внутренних факторов. Функционально-стилистические нормы официально-делового стиля, по мнению автора, обусловлены стилевыми его чертами (объективность, точность, лаконизм).
На основе исторического анализа К. А. Логинова указывает на стабильность официально-д елового стиля, на его традиционность, которые поддерживаются исторически сложившимися основными его чертами, определяющими лицо этого стиля, а также относительным постоянством его тематическо-ситуационных рамок.
Исследование К. А. Логиновой интересно еще и тем, что в нем проанализирована обоснованность функционально-стилистических норм официально-делового стиля с позиции базовых экстралингвистических стилеобразующих факторов (политика и право).
Исследованиям языковых особенностей дипломатического и законодательного по деталей посвящены работы Тимошенко H.JI. (1977), Лященко В. И. (1978), Ушакова А. А. (1967), Мегедь Е. Ю. (1982). Так, например, в монографической работе А. А. Ушакова «Очерки советск5ой законодательной стилистики» автор также подвергает пристальному анализу экстралингвистические факторы, влияющие на языковые характеристики законодательного подстиля. А. А. Ушаков ставит вопрос о действенности официально-делового стиля, соотнося ее с предметной деятельностью (в данном случае — с законотворческой деятельностью). «Объективной основой существования законодательного стиля является советское право, ., которое как совокупность правил поведения советских людей находит свое выражение в советском законодательстве, как особом виде письменности, с которой и связывается язык советских законов как стиль» (1967, с.51).
А.А.Ушаков рассматривает вопрос о классификации законодательной письменности в зависимости от источника права (законодательные произведения в узком смысле, когда под законом понимается акт, установленный высшим органом властиподзаконные произведения, когда нормативные акты издаются исполнительно-распорядительными органамидоговорные, когда правовая норма устанавливается на основе соглашения официальных органов), от действия закона во времени и в пространстве (временные и постоянные, общие, республиканские, местные произведения) — в зависимости от широты охвата правовым воздействием общих отношений (произведения малой формы и большой формы), от внутреннего социологического содержания, связанного с предметом, темой, идеей законодательного произведения (уголовная, гражданско-правовая литература).
Важное место в работе занимает проблема модальности законодательного подстиля, а именно модальность долженствования. «Язык права, — пишет исследователь, — будучи орудием создания правовых норм как правил общего и обязательного поведения людей, тяготеет к речевым средствам и знакам,.
22 обладающим признаками и свойствами всеобщей законодательно-логической принудительности". Отмечает автор и высокую степень обобщения, абстрактности стиля — «Правовая норма носит общий характер» (1967,с. 115).
Таким образом, при рассмотрении различных точек зрения на официально-деловой стиль можно выделить следующие направления:
1. Официально-деловой стиль характеризуется наличием определенных клише, штампов, предполагает определенную систему композиционных и синтаксических правил.
2. Важным отличительным свойством официально-делового стиля является его действенность, которая, в свою очередь, зависит от точности словоупотребления.
3. Официально-деловой стиль исторически обусловлен и имеет стабильную структуру.
3. выводы.
Кроме того, как уже упоминалось выше, письма по простым или заранее оговоренным вопросам могут вообще состоять из одной части: Например:
Уважаемые господа!
Дирекция ЗАО «Карболит» информирует Вас о предстоящем повышении цен на свою продукцию в связи с подорожанием исходного сырья.
Дирекция ЗАО уверяет, что ею будут приняты все необходимые меры для того, чтобы увеличение отпускных цен было минимальным". Или:
В связи с окончанием финансового года ОАО «Березниковский содовый завод» просит произвести до 20 декабря с. г. оплату счетов №., №.
Уведомление об оплате (копию платежного поручения) просьба выслать по факсу".
Для более четкой организации содержания, отграничения частей друг от друга в деловой переписке используется такое паралингвистическое явление как рубрикация. «Рубрикацией называется членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, а также использования заголовков, нумераций. Рубрикация является высшим выражением композиционной структуры произведения» (Рахманин, 1997, с. 184).
Стремление к использованию пишущим графических средств в специальных стилистических целях отмечается И. П. Распоповым и А. М. Ломовым (1984, с. З38).Самым простым видом рубрикации является абзац. Абзац играет в языке деловой переписки определенную функциональную роль. «Абзац — один из видов синтаксического целого, в котором соединяется несколько высказываний. Абзац имеет непосредственную установку на слушателя или читателя и является законченной коммуникативной функцией», — пишет Н. С. Поспелов.(1978, с.98). Понимание абзаца как реально существующей единицы речевой практики, сознательно выделяемой пишущим с целью облегчить восприятие и понимание мысли читателем, приводит к выводу о важной стилистико-семантической роли абзаца. «Абзац — это семантико-стилистическая категория», — пишет Л. М. Лосева.(1972, с. 12).
Таким образом, являясь семантико-стилистической категорией, абзац обеспечивает структурно-семантическую организацию деловой речи и играет важную композиционно-стилистическую роль в текстах деловой переписки. Расчленение текста письма на абзацы обеспечивает более легкое и глубокое его понимание. Подчиняясь формально-логическим требованиям официально-делового стиля в целом, текст делового письма нуждается в ясности и четкости. Во многом это достигается и благодаря роли абзаца.
Абзац может состоять из одного предложения, если этому предложению придается особое значение, или из нескольких предложений, последовательно раскрывающих сложную мысль. Однако абзац всегда является внутренне замкнутой смысловой единицей. Нарушение этого требования значительно затрудняет процесс чтения и восприятия.
Абзацное членение текста нередко сочетается с нумерацией — цифровым (буквенным) обозначением последовательности расположения составных частей текста. Нумерация подчеркивает необходимость отдельного рассмотрения каждого из нумеруемых элементов.
Необходимо помнить, что рассматриваемые на страницах данной работы паралингвистические средства, свойственные языку деловой переписки, набор определенных композиционных реквизитов, абзац, рубрикация, нумерация, строгая и типизированная композиция — не являются самоцелью, а подчинены базовой коммуникативной функции официально-деловой речиконкретно, четко, с максимальной точностью обслуживать среду деловых отношений.
2.4. Типы клишированных выражений, употребляемых в деловой переписке.
Язык деловой переписки всегда отличался клишированностью речевых норм. Клишированность делового языка связана с такой чертой, как объективность. Объективность выражения связана с необходимостью нормализации и стандартизации делового документа. Стандартизация предоставляет много удобств, как с технической стороны при написании, так и в плане восприятия. Стремление представить человеческую деятельность и жизненные ситуации как типизированные классы ситуаций приводит к частой повторяемости и единообразию речевых средств и, как следствие, к созданию благоприятных условий для возникновения языковых шаблонов. Всякий стандарт способствует нормированности отношений людей. И формирование такого стандарта создается, прежде всего, в языковых выражениях, так как от речи зависит дальнейшая деятельность. Поэтому документные клише свидетельствуют о развитости деятельности, показатель уровня языковой культуры документов.
Необходимо отметить также, что тематический круг деловой переписки не безграничен и ситуации в ней повторяются. И разнобой «в формах речевого выражения, индивидуально стилистические вольности только мешали бы в деловых документах, замедляли бы их понимание» — пишет Д. Н. Шмелев (1966,с.430). «Деловые письма составляются, а не пишутся», — отмечает Г. Я. Солганик, говоря о роли стандартных клише в деловом языке (1997,с. 195). Клише языка деловой переписки можно разбить на следующие смысловые типы:
1. Языковые формулы, характеризующие аспект содержания письма.
Так, например, если аспектом содержания письма является выражение гарантии (гарантийное письмо), то для этого потребуется определенная языковая формула (под языковой формулой нами понимается устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной и прочих функций). В данном случае это будет выражение: «Оплату (а) гарантируем (тся). Модель при необходимости может быть легко развернута: «Оплату гарантируем через отделение Сбербанка» или «Оплату гарантируем через отделение Сбербанка в трехдневный срок с момента отгрузки».
Языковой формулой письма-напоминания будет — «напоминаем», сопроводительного — «направляем», сообщения — «сообщаем, уведомляем, ставим Вас в известность», предложения — «предлагаем» и т. д. Задача составителя письма заключается лишь в том, чтобы выбрать соответствующую модель и подходящий для данного письма ее речевой вариант.
2. Конструкции, мотивирующие действия.
Например: В связи с возможностью (необходимостью, началом) В соответствии с решением (договором) В целях улучшения (ограничения) и т. д.
Приобретая устойчивый характер, подобные конструкции сближаются с фразеологизмами.
Важный характер в такого рода конструкциях играют, как можно видеть из примеров, отыменные предлоги и отглагольные существительные. Семантико-стилистические свойства отглагольного существительного делают его весьма важным компонентом деловой переписки, — Практика их использования показывает оправданность их употребления и невозможность их глагольных замен.
Прежде всего, этому помогает способность отглагольного имени называть общее представление о конкретном действии. При этом утрата грамматических категорий, свойственных глаголу (вида, залога, времени) и создает столь нужную деловой речи однозначность и (одновременно) обобщенность смысла. Это в свою очередь придает деловой речи официальную «значительность» и особую модальность. Таким образом, можно сделать вывод, что употребление глагольного имени в языке деловой переписки является в нем константным тематически и ситуационно оправданным клише. Сравним другие примеры: в исполнение договора, в случае непоступления, с момента поступления и т. д. 3. Устойчивые речевые формулы ввода информации Например: Ставлю Вас в известность.
Требуем принять решение о. Просим принять приглашение на .
4.Устойчивые этикетные формулы обращения, приветствия, прощания, поздравления и т. д.
Например: Уважаемые господа!
Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Всегда к вашим услугам.
5.Канцеляризмы, свойственные административно-канцелярскому подстилю вообще.
Например: ходатайствовать, надлежащий, непринятие (мер) и другие, малоупотребительные вне рамок данного подстиля.
6.Номенклатурные названия.
Номенклатурные названия в документах — это, прежде всего названия участников деловой коммуникации, т. е. названия адресата и адресанта документа (действующих лиц и учреждений), а также названия, обозначающие марки изделий. Действующие лица называются по их должностям и собственным именам, а учреждения — по собственным именам. Клишированность номенклатурных названий порождает возможность аббревиатурного представления этих названий в текстах переписки. Аббревиатуры можно разделить на несколько типов:
1. Слоговой тип: Химоптторг, Главснаб, Связьстройинвест.
2. Инициальный тип: ЦРК — Центр по работе с клиентурой, БТИ — Бюро технической инвентаризации,.
ГТС — Городская телефонная станция.
3. Простое усечение: техн., зав., главн.обр.
4. Смешанный тип: НИИасбест.
В современных деловых письмах все виды аббревиатур используются очень широко. При этом меняется их состав. Уходит огромное количество аббревиатур, порожденных плановой экономикой. Интеграция России в мировую экономику обусловила приток новых слов, среди которых особое значение имеет англоязычная лексика (INFA, BIG, IBM, USD, Лукойл).
2.5. Характерное словоупотребление в языке деловой переписки.
Подбор слов — важнейшая черта любого стиля. Словоупотребление во многом помогает установить стилевую принадлежность того или иного текста. Анализируя язык деловой переписки, можно отметить, что в связи с требованием ясности и четкости изложения основную часть составляет стилистически нейтральная, общелитературная лексика. В языке мало стилистически маркированных средств, специфичных для деловой переписки, поэтому в первую очередь для данного исследования интересна частота употребления тех или иных лексических средств, взятых из общелитературного языка. Частота употребительности как раз и составляет определенную специфику. Необходимо принимать во внимание и тот факт, что глаголы, прилагательные и их фразеологические синонимы, с одной стороны, и имена существительные, с другой, используются в деловой переписке с различными целями. Если выбор того или иного глагола или прилагательного определяется требованием точности предметного содержания, то имена существительные выбираются на основе их коннотативного значения. Обычные слова при использовании их в документных текстах приобретают специфическую окраску: Письмо — направляется (не посылается), оплата — производится, подтверждение — высылается, контрольвозлагается, задолженностьпогашается, сделка — заключается, счет — выставляется, кредит — выделяется, скидка — предоставляется, рекламация — предъявляется и т. д.
Встречающиеся в языке деловой переписки обороты просты и лаконичны: просим выслать, ответитьс целью выяснения, определенияподтверждаем, что акт составленв соответствии с положением, договоромпредоставить право, возложить на. и т. д.
Такова же лексика: журнал учета, входящий документ, распоряжение руководства, исходящий номер, перечень вопросов, контроль за исполнением и т. д.
Легко заметить, что в основном это общелитературная лексика, но строго и четко отобранная. Шаблоны же, широко употребляемые в деловой речи, достаточно просты по составу.
Близость к общелитературному нормированному языку, стандартизированность, стилистическая однородность определяет и отсутствие (как правило) диалектизмов, жаргонных и просторечных слов.
Неологизмы (даже образованные по традиционным моделям) также нежелательны, если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они носят терминологический характер, их появление в тексте, хотя и нежелательно, но, тем не менее, весьма распространено: Например: непоступление, недогрузка.
Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, обуславливает, в свою очередь, другую важнейшую особенность деловой речи, а именно: высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается здесь значительно более высокой, чем в других разновидностях речи и главная причина этого явления — сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.
Среди языковых единиц особо следует выделить глаголы действия, выполняющие важнейшую текстообразующую роль. Они входят в качестве центральной лексемы в ключевую формулу письма и в значительной мере определяют его содержание. Подобные формулы целесообразно рассмотреть в связи с краткой характеристикой некоторых видов писем. 1. Письмо — просьба.
Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой, огромно: получение информации, высылка каталогов, прайс-листов, образцов продукции, согласования действий и т. д.
В письмах-просьбах употребляются следующие стандартные выражения:
Обращаемся к Вам с просьбой Прислать, выслать.
Просим Вас Направить.
Не могли бы Вы подтвердить.
Будем весьма признательны, если Вы вернете, направите, сошлетесь.
Мы были бы весьма обязаны за участие, ответ, согласие.
Мы будем рады, если Вы найдете возможность, примете приглашение, ответите, сообщите, подтвердите.
Мы хотели бы получить.
Надеемся, что вы сочтете возможным.
Сообщите нам, пожалуйста.
Как можно видеть, глагол «просить» может использоваться для выражения просьбы, требования, приглашения. Просьба, выраженная описательно, может и не содержать этого глагола. Например: «Надеемся, что Вы сочтете возможным.» 2. Сопроводительное письмо.
Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов или материальных ценностей. Эта разновидность писем выполняет функцию контроля за прохождением документов и грузов, одновременно являясь для них своего рода «ярлыком». При составлении сопроводительного письма наиболее употребительны следующие слова и выражения: Направляем Высылаем Посылаем Препровождаем.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
.
Проведенный в настоящем исследовании анализ наиболее употребительных типов деловых писем с точки зрения их сущностных характеристик и стилистических особенностей привел к следующим результатам.
Русское деловое письмо как разновидность делового текста обладает рядом специфичных характеристик, обусловленных особым местом, которое оно занимает в сфере деловой коммуникации. К ним относятся: высокая правовая значимость деловых писем, присущий им объективный характер изложения, единство темы, смысловая целостность и завершенность. Реализация данных характеристик происходит при помощи языковых и неязыковых средств (композиционных, визуально-графических).
В исследовании сформулировано определение делового письма, которое включает в себя его вышеперечисленные особенности. Деловое письмообобщенное название деловых текстов, имеющих правовую значимость, выделяемых в связи с особым способом передачи, которые отражают определенную производственную ситуацию и отличаются единством темы, особым графическим и композиционным построением, временной и пространственной точностью, документальностью и конкретностью, использованием средств этикета для обеспечения адекватности восприятия содержания адресатом.
Анализ также показал, что деловое письмо представляет собой пограничное явление между текстами частной переписки и документами. С частной перепиской его роднят более гибкие, по сравнению с прочими жанрами деловой письменности, возможности для реализации коммуникативного намерения. С документами его объединяет то, что деловое письмо составляется по определенному образцу, а также имеет характерную композиционно-графическую организацию. Характерной чертой, отличающей его от собственно документа, является отсутствие определенной модальности. В письме может говориться о самых разных вещах. Вместе с тем правовая сущность официально-деловой переписки, где корреспонденты выступают как субъекты правоотношений, предопределяет характер содержания писем, их стиль и язык, то есть способы языкового выражения напрямую соотносятся с внеязыковой действительностью.
При анализе языкового аспекта обнаружена высокая частотность отдельных языковых форм на определенных участках текста, что является следствием сознательной установки на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения. Так, например, среди языковых форм особо выделяются глаголы действия, которые входят в качестве центральной лексемы в ключевую формулу письма, определяя его содержание. Нельзя не отметить также высокую частотность клишированных выражений, книжно-письменной лексики формального регистра, коммерческой и производственной терминологии, а также определенных синтаксических построений, обусловленных коммуникативными задачами деловой переписки.
Составление текста делового письма — всегда акт речевого творчества, каким бы ни было письмо — регламентированным или нерегламентированным. Было бы упрощением полагать, что слова и фразы складываются сами собой, обеспечивая текстовое единство, соответствующее речевому замыслу, и для этого необходимо знать лишь механизм. Сегодня число жанровых разновидностей деловой корреспонденции резко увеличивается, равно как и поводов для составления и отправления деловых писем. Поэтому задачей нашей работы было не предложение готовых всеобъемлющих рецептов по составлению тех или иных видов деловых коммерческих писем, но ориентация в выборе соответствующих типу и жанру письма ключевых фраз, композиционных и речевых приемов.
Исторически сложившиеся, главные, сущностные черты деловой переписки оказались очень устойчивыми. Стандартные синтаксические обороты, лексико-фразеологические шаблоны, структурно-композиционные особенности и т. д. являются результатом внутриязыкового отбора, создания и использования тех структурно-синтаксических возможностей языка, которые наилучшим образом отвечают данной речевой функции. И именно эти черты, возникшие под влиянием экстралингвистических факторов и вследствие внутренних закономерностей языкового развития определяют лицо жанра деловой переписки, ограничивая его от других жанров официально-делового стиля и сохраняя свою тематическую и жанровую прикрепленность на протяжении десятилетий.
Это связано также и с тем, что область функционирования деловой корреспонденции, как одного из многочисленных проявлений официально-делового стиля — право. Данный фактор определяет структуру и тип содержания деловой речи. Именно право отражает и фиксирует общественную жизнь в виде устойчивых формул и аргументаций, что налагает свой отпечаток на структурные особенности всего официально-делового стиля в целом. Правовая сущность деловой переписки обуславливает, например, ограниченное употребление средств эмоционально-экспрессивного характера, создавая таким образом впечатление полной объективности адресанта по отношению к обсуждаемой ситуации.
Конечно, политические события, социальные изменения, происходившие в последнее время в России, не могли не затронуть официально-деловую коммуникативную сферу, так как она включает в себя наиболее подвижную часть словарного состава: общественно-политическую лексику и специальную терминологию. Потребность в номинации новых административных, экономических понятий, обусловила использование деловой речью новых лексических групп, в том числе иноязычного происхождения, непонятных большинству корреспондентов. Зачастую этот выбор нельзя объяснить ничем, кроме дани моде. Меняется не только лексический пласт деловой речи. Меняется состав реквизитов, правила оформления писем, появляются новые формы обращения.
Русский литературный язык, один из важнейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств. В деловой речи функционируют не отдельные, произвольно сцепляемые компоненты речи, а так называемые «регламентированные словосочетания». Их количество может варьироваться от трафаретного текста, практически полностью состоящего из таких словосочетаний до нерегламентированного, в котором их процент будет ниже процента свободных словосочетаний. Проблема их адекватного использования — одна из важнейших проблем деловой переписки. Нарушения в регламентированных словосочетаниях воспринимается как серьезная стилистическая ошибка.
На русское деловое письмо в наше время оказывается серьезное давление со стороны англоязычной деловой культуры. Очень важно сегодня, не игнорируя западный опыт, но и не копируя слепо зарубежные образцы, с уважением относиться к отечественным традициям формы и стиля, плодотворно их развивать. Развитие технических средств связи (таких, как факс, электронная почта) отнюдь не уменьшило роли деловых писем. Неизменным остается основной реквизит письма — а именно, текст. При помощи письменного текста сегодня, как и много лет назад, решаются сложные вопросы взаимоотношений, производственные и коммерческие проблемы. Деловое письмо является серьезным орудием экономической политики организации, обладая мощнейшим рычагом — каналом официально, юридически и процедурно значимого общения.
Находясь в тесном взаимодействии с литературным языком и другими функциональными стилями, деловая речь оказывает на них известное воздействие. Такие качества литературного языка, как точность, ясность, лаконизм, логичность, шлифуются в деловой речи.
Стандартизированный и кодифицированный, стабильный и замкнутый, и, в то же время, особенно чуткий к экономическим явлениям, социальным.
124 факторам, язык деловой переписки оказывал и оказывает влияние на формирование общелитературной нормы языка, на функциональное выравнивание других стилей языка, стилей устной и письменной речи и языка художественной литературы.
